31-011 Konfiguration Online-Termine

Was Sie wissen müssen

Was Sie tun müssen

1. Wählen Sie in der Kursnavigation den Baustein Virtuelles Klassenzimmer aus (bzw. wählen Sie in der Toolbar BigBlueButton) und klicken Sie auf den Tab Terminverwaltung. 
2. Wählen Sie nun die Schaltfläche Online-Termin hinzufügen aus. Sie haben nun folgende Optionen: 
   • Einzelnen Online-Termin hinzufügen: Es wird ein einzelner Termin erstellt. 
   • Täglich wiederkehrende Online-Termine hinzufügen: Jeden Tag zur gleichen Zeit wird ein Termin erstellt.
   • Wöchentlich wiederkehrende Online-Termine hinzufügen: Jede Woche am gleichen Tag und zur gleichen Zeit wird ein Termin erstellt. 
3. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Konfigurationseinstellungen.
   • Name: Vergeben Sie einen Namen für das Meeting.
   • Beschreibung (optional):  Dieser Text scheint als Infobox vor dem Betreten des Meetings auf.
   • Begrüßungstext (optional): Dieser Text scheint als Infobox im öffentlichen Chat des Meetingraumes auf.
   • Hauptmoderator:in (optional): Standardmäßig wird hier jene Person angezeigt, die den Meetingtermin erstellt hat. Bei mehreren Moderatoren:innen kann es Sinn ergeben, hier Hauptmoderator:innen einzugeben (Diese Eingabe wird in den Metadaten hinterlegt, hat aber keine weitere direkte Auswirkung auf das Meeting).   
   • Präsentationsfolien hochladen: Hier können Sie Präsentationen vorab hochladen, die Sie später im Meeting verwenden möchten. Dabei werden folgende Formate unterstützt: Office-Dokumente, PDF, JPEG, JPG und PNG. Zusätzlich dazu ist es möglich, auch innerhalb des Meetings Präsentationsfolien hochzuladen.
   • Raumvorlagen: Mit der Raumvorlage nehmen Sie die wichtigsten Grundeinstellungen für Ihr Meeting vor. Es stehen Ihnen drei Raumvorlagen zur Verfügung.
     • Großgruppe (max. 250 Teilnehmer:innen, eingeschränkte Rechte): Es können bis zu 250 Personen an dem Meeting teilnehmen. Teilnehmer:innen haben per Default nur die Möglichkeit im öffentlichen Chat zu schreiben. Alle anderen Funktionen sind gesperrt, können aber innerhalb des Meetings von Moderator:innen freigeschaltet werden (siehe Handbuch BigBlueButton)
     • Seminargruppe (max. 100 Teilnehmer:innen): Es können bis zu 50 Personen an dem Meeting teilnehmen. Hier gibt es keine Einschränkung der Rechte, allerdings sind zu Beginn des Meetings alle Mikrofone deaktiviert. Die Teilnehmer:innen können diese dann selbstständig aktivieren.
     • Mündliche Prüfung: Es können bis zu 250 Personen an dem Meeting teilnehmen. Alle Funktionen für Teilnehmer:innen sind deaktiviert (Teilnehmer:innen können lediglich eine private Chatnachricht an Moderatoren:innen schreiben). Eine Warteraumfunktion ist aktiv auf alle Benutzer:innen eingestellt, das heißt, alle Teilnehmer:innen müssen zuerst von der Moderation bestätigt werden, bevor sie das Meeting betreten können. 
     • Bitte beachten Sie: Bei allen drei Raumvorlagen haben Sie die Möglichkeit, externe Personen zu Ihrem Meeting einzuladen. Hier wird ein eigener Link generiert, der dann an die externe(n) Person(en) verschickt werden kann. Weitere Informationen dazu finden Sie in der HelpCard 31-012.
   • Aufzeichnungen des Online-Termins zulassen: Wählen Sie aus, ob Ihre Online-Termine aufgezeichnet werden sollen. Per Default ist diese Funktion deaktiviert. (Weitere Informationen finden Sie in der HelpCard 31-013).
   • Aufzeichnung automatisch veröffentlichen für: Wählen Sie hier, ob und für wen die Aufzeichnung automatisch veröffentlicht werden soll (ausführliche Informationen dazu finden Sie in der HelpCard 31-013).
   • Darstellung:
     • Standard: Das Meeting öffnet sich mit der Standardfolien-Vorlage, bei aktivierter Webcam wird die Webcam darüber eingeblendet.
     • Webcam Termin: Die Standardfolien-Vorlage ist ausgeblendet und bei aktivierter Webcam wird das Webcambild groß eingeblendet.
   • Warteraum aktiv für: Mit dieser Funktion kommen die Teilnehmer:innen erst in das Meeting, wenn die Moderation diese bestätigt hat. Dabei gibt es folgende Optionen:
     • niemanden: Alle Teilnehmer:innen gelangen automatisch in das Meeting.
     • Externe und Gäste: Alle Personen, die über den externen Link (bzw. als Gäste) an dem Meeting teilnehmen möchten, müssen von der Moderation bestätigt werden.
     • alle Teilnehmer:innen: Alle Teilnehmer:innen müssen von der Moderation bestätigt werden.
     • Bitte beachten Sie: Im BigBlueButton Meetingraum hat die Moderation verschiedene Möglichkeiten, die Teilnehmer:innen einzulassen (siehe Handbuch BigBlueButton). Außerdem ist es für die Moderation auch möglich, die Konfiguration des Warteraumes direkt im Meeting abzuändern.
   • Zugang externe Benutzer:innen: Hier kann die URL bearbeitet werden, die externen Benutzern:innen Zugang zu Ihrem Meeting ermöglicht. Diese muss eindeutig sein und darf keine Sonderzeichen beinhalten.
   • Passwort für externe Benutzer:innen und Gäste (optional): Als zusätzlichen Schutz können Sie ein Passwort für externe Teilnehmer:innen vergeben.
   • Beginn und Endzeit: Geben Sie die Beginn- und Endzeit ein.
   • Start und Ende wiederkehrendes Datum: Bei täglichen und wöchentlichen Terminen muss hier noch Start- und Enddatum angegeben werden.
   • Vor- und Nachlaufzeit: Für die Teilnehmer:innen beginnt das Meeting mit der eingegeben Startzeit. Die Vorlaufzeit ermöglicht der Moderation vorab, das Meeting zu betreten, um sich vorzubereiten. Die Nachlaufzeit gilt als „Zeitpuffer“ für alle Teilnehmer:innen des Meetings, damit dieses nicht allzu abrupt endet.
4. Wählen Sie Speichern, wenn Sie alle Einstellungen getätigt haben. Der/die Termin/e sind nun erfolgreich erstellt und im Tab Online-Termine aufgelistet.

Erstellte Termine können im Tab Terminverwaltung nachträglich sowohl editiert als auch gelöscht werden. Wählen Sie den Tab Online-Termine, um die Auflistung aller aktuellen und zukünftigen Online-Termine zu sehen. Wenn Sie beim entsprechenden Termin auf Auswählen klicken, können Sie Ihr Meeting starten.

Bitte beachten Sie: Sobald der Startzeitpunkt des Meetings erreicht wurde, können einige dieser Einstellungen nicht mehr verändert werden.