FAQs zur For­schungs­leis­tungs­do­ku­men­ta­tion

Die FLD dient der Erfassung von Forschungsleistungen des wissenschaftlichen Personals der Universität Innsbruck. Wissensbilanzrelevante Leistungen müssen bis etwa Mitte Jänner des Folgejahres in der FLD erfasst werden. Leistungen sollen jedoch erst dann erfasst werden, wenn ein entsprechender Nachweis zur Verfügung gestellt werden kann oder ein solcher (zB in Bibliothekskatalogen, Zitationsdatenbanken) auffindbar ist.

Nicht erfasst werden also Leistungen, die in der Zukunft liegen, wie zum Beispiel: ein Vortrag, der noch nicht stattgefunden hat, eine Publikation, die erst im Entstehen ist, ein Manuskript, das zwar akzeptiert wurde, aber noch nicht öffentlich auffindbar ist. Nicht erfasst werden weiters auch Leistungen von Personen, die keine Affiliation zur Universität Innsbruck haben oder Leistungen von Studierenden. Hier gilt aber, dass die Leistungen von Doktoratsstudierenden (early career researchers) erfasst werden sollen.

Ebenfalls nicht erfasst werden auch Leistungen, die keinen wissenschaftlichen oder akademischen Bezug aufweisen (z.B. Vereinsmitgliedschaften) oder Tätigkeiten innerhalb des alltäglichen Forschungsumfelds (interne Projekttreffen, Seminare in der eigenen Organisationseinheit). Für Leistungen, die im Zusammenhang mit der Ausbildung von Studierenden stehen, steht das Tool “Meine Lehre” zu Verfügung. Sie werden somit ebenfalls nicht in der FLD erfasst.

Neben den vorliegenden FLD-FAQs stehen FLD-Berechtigten folgende Dokumente als Hilfestellung zur korrekten Datenerfassung zur Verfügung: 

• Anleitung zur Datenerfassung
• FLD - Handbuch (Deutsch/ Englisch)
• Übersicht aller FLD-Kategorien und Typen (Deutsch/ Englisch)
• Word Template zur gesammelten Datenerfassung

Sollten nach einem Blick in die genannten Dokumente immer noch Unklarheiten bestehen, antworten die Mitarbeiter:innen der FLD gerne auf Anfragen per Mail an fld@uibk.ac.at.

Die große Auswahl an FLD-Typen versucht zwar der Vielfalt an unterschiedlichen Forschungsleistungen einer Volluniversität gerecht zu werden, trotzdem ist die Kategorisierung von Leistungen nicht immer intuitiv. Wenn nach einem Blick in das aktuelle FLD-Handbuch noch Zweifel an der richtigen Erfassung einer Leistung bestehen, bitten wir um eine kurze Nachricht an fld@uibk.ac.at. Die Hilfe bei der Leistungserfassung gehört zu unserem Serviceangebot! 

Zum Teil: Die Felder Beschreibung, Weblink, DOI, Forschungsschwerpunkte, Forschungsplattform, Forschungszentren und Doktoratskollegs können jederzeit verändert werden. Sollten weitere Änderungen notwendig sein, bitten wir um einen Vermerk im Kommentarfeld. Kommentare im Kommentarfeld werden von den Mitarbeiter:innen des Büros für Forschungsinformation und Wissensbilanz täglich bearbeitet.

Die FLD soll ein möglichst vollständiges Bild der an der Universität erbrachten forschungsbezogenen Leistungen vermitteln. Deswegen sollen auch möglichst alle dafür relevanten Leistungen zeitnah erfasst werden. Besonders wichtig ist aber die möglichst lückenlose Abdeckung im Bereich jener Leistungstypen, die im Rahmen der jährlichen Wissensbilanz ausgewertet werden. Diese Leistungen müssen jährlich bis spätestens zur kommunizierten Dead-Line Mitte Jänner erfasst werden. Eine Liste der in der Wissensbilanz ausgewerteten FLD-Typen finden Sie hier: WIBI_Typen

Leistungen sollen regelmäßig/laufend in der FLD erfasst werden. Wichtig ist aber, dass alle erbrachten Leistungen eines Kalenderjahres bis etwa Mitte Jänner des Folgejahres erfasst werden, damit diese Leistungen (schwerpunktmäßig wissenschaftliche Publikationen, Vorträge) in der jährlichen Wissensbilanz berücksichtigt werden können. Die entsprechende Deadline wird per E-Mail an alle FLD-Berechtigten und Institutsleiter:innen kommuniziert.

In der FLD werden die Leistungen des wissenschaftlichen Personals der Universität Innsbruck erfasst. Für die Erfassung gilt als Prinzip: Die Leistungserbringung muss während eines aufrechten Dienstverhältnisses zur Universität erfolgt sein.

Darüber hinaus sollen auch die Leistungen von Doktoratsstudierenden erfasst werden. Leistungen von Emeritierten Personen können in der FLD erfasst werden, sofern dies gewünscht wird.

In jedem Fall sind alle Angehörigen der Universität Innsbruck verpflichtet ihre Zugehörigkeit zur Universität Innsbruck gemäß der geltenden Affiliationsrichtlinie anzugeben.

Leistungen, die von Wissenschafter:innen vor deren Anstellung an der Universität erbracht wurden, können in der FLD erfasst werden. Dies gilt allerdings nur für wissenschaftliche Publikationen. Diese Leistungen werden aber für keinerlei Auswertungen und Evaluierungen an der Universität Innsbruck berücksichtigt.

In der FLD werden ausschließlich Leistungen von Personen mit einem aktiven Dienstverhältnis zur Universität Innsbruck erfasst. Ausnahme sind emeritierte oder pensionierte Professor:innen und Doktoratsstudierende ohne Anstellung. Personen mit aufrechtem Dienstverhältnis sind im Rahmen der geltenden Affiliationsrichtlinie dazu verpflichtet, die Universität Innsbruck als Affiliation zu nennen. Die Überprüfung der korrekten Affiliation ist (wo immer möglich) Teil des Validierungsprozesses in der FLD, da beispielsweise für die jährliche Wissensbilanz nur Leistungen berücksichtigt werden dürfen, bei denen die Affiliation zur Universität gegeben ist. Leistungen, bei denen nur eine fremde Affiliation vorliegt, können für Auswertungen an der Universität Innsbruck nicht berücksichtigt werden, wodurch sowohl für die Universität als auch für die entsprechende Person ein Nachteil entstehen kann.

Sowohl bei externen Lehrbeauftragten als auch für Adjunct-Professor:innen kann davon ausgegangen werden, dass der Tätigkeitsschwerpunkt der Person in der Regel außerhalb der Universität Innsbruck liegt. Forschungsleistungen dieser beiden Personengruppen werden daher nur dann in der FLD erfasst, wenn die Leistungen jeweils explizit mit der Universität Innsbruck affiliiert sind.

Das Erfassungsmodell der FLD sieht vor, dass Forschungsleistungen der wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen an den Instituten von FLD-Beauftragten systematisch und gesammelt erfasst werden. Diese Art der Dateneingabe soll Erfassungsfehler reduzieren. Pro Institut sind dabei je nach Größe ein bis fünf FLD-Beauftragte vorgesehen, die auch als Ansprechpartner:innen für die Mitarbeiter:innen der FLD fungieren. Die Zuordnung von Leistungen zum Schwerpunktsystem sowie die Bearbeitung von Peer-Review Informationen können auch über das Tool “Meine Forschung” vorgenommen werden, das allen Wissenschafter:innen der Universität zur Verfügung steht.

Mit der VIS-Applikation “Meine Forschung“ steht Mitarbeiter:innen der Universität Innsbruck eine personalisierte Ansicht ihrer FLD-Leistungen zur Verfügung. Die Anwendung ist im VIS unter dem Reiter „Persönliche Daten“ zugänglich, sobald eine Leistung in der FLD erfasst wurde, und bietet durch zahlreiche Filterebenen die Möglichkeit einer übersichtlichen und individuellen Darstellung der eigenen Forschungsleistungen. Die Daten können in verschiedene Formate exportiert werden. Darüber hinaus ermöglicht „Meine Forschung“ die einfache Zuordnung von Leistungen zu den Einheiten des Forschungsschwerpunktsystems und zu den Doktoratskollegs der Universität Innsbruck.

Die Mitarbeiter:innen des Büros für Forschungsinformation und Wissensbilanz prüfen jeden einzelnen Eintrag zumindest auf formale Konsistenz (”Validierung”). Publikationen und Vorträge werden standardmäßig auf einen auffindbaren Nachweis (z.B. Listung im Konferenzprogramm oder im Inhaltsverzeichnis der Publikation) geprüft. Damit dieser Vorgang möglichst effizient und reibungslos funktioniert, ist es wichtig, bei der Erfassung unbedingt eine Validierungsquelle (Link, DOI) anzugeben. Sind online keine Informationen zur Leistung zugänglich, können geeignete Nachweise per Mail an fld@uibk.ac.at übermittelt werden, um Rückfragen zu vermeiden.

Während Publikationen und Vorträge laufend validiert werden, erfolgt die Bearbeitung von weiteren FLD-Typen (zB Mitgliedschaften, Funktionen) oft nur anlassbezogen (zB im Falle einer Evaluierung von Personen oder Organisationseinheiten). Wird ein validierter FLD-Auszug benötigt, reicht ein kurzes E-Mail an fld@uibk.ac.at.

Dass ein FLD-Eintrag gelöscht wird, kann verschiedene Gründe haben: Der häufigste Grund für das Löschen eines Datensatzes ist die Mehrfacherfassung ein und derselben Leistung. Gelöscht werden aber auch Leistungen, die keinen wissenschaftlichen Bezug aufweisen oder in direktem Zusammenhang mit Lehrtätigkeiten von Forscher:innen stehen und daher nicht in der Forschungsleistungsdokumentation zu erfassen sind.

Aufgrund der großen Zahl der insgesamt zu bearbeitenden Leistungen, erfolgt standardmäßig keine Benachrichtigung zur Löschung eines Datensatzes. Im Zweifel empfiehlt es sich auch hier kurz unter fld@uibk.ac.at nachzufragen.

Die sogenannte „Dritte Mission“ der Universitäten, also die Weitergabe von Forschungsergebnissen an Expert:innengruppen und die breite Öffentlichkeit, wird immer bedeutsamer. In diesem Zusammenhang steht in der FLD auch eine Reihe an Leistungstypen zur Erfassung entsprechender Leistungen bereit. Wichtig dabei ist, dass dem Beitrag eine Eigenleistung zu Grunde liegt. Dies kann das Verfassen oder die direkte Mitwirkung bei der Erstellung eines Medienbeitrages sein, aber auch die Informationsweitergabe in Form eines Interviews, das die Grundlage für die Erstellung des Beitrages durch die/den Redakteur:in bildet. Beiträge über eine Person oder deren Forschungsaktivität, werden nicht in der FLD erfasst, wenn die betreffende Person am Beitrag selbst nicht mitgewirkt hat.
Wenn ein Interview mit einer Presseagentur oder einem Medium (z.B. ORF-Tirol) Grundlage für mehrere Medienbeiträge (zB. „Tirol Heute“ und Beitrag auf orf.tirol.at) ist, ist nur das Interview selbst als Leistung zu erfassen.

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal ist die Frequenz des Erscheinens. Während (Tages-)Zeitungen in der Regel täglich bzw. mehrfach pro Woche erscheinen, weisen Zeitschriften eine niedrigere Erscheinungsfrequenz auf. Neben der Ausweisung von Bänden/Volumes und Ausgaben/Issues ist das Vorhandensein einer ISSN ein starkes Indiz für die Klassifizierung als Zeitschrift. Die Ausgabe eines vollen Datums hingegen spricht wiederum für eine Zeitung. Trotz dieser hier genannten Entscheidungskriterien, ist die richtige Klassifizierung in manchen Fällen schwierig. In solchen Fällen bitten wir um Rücksprache per Mail an fld@uibk.ac.at.

Eine Publikation gilt im bibliometrischen Sinne dann als veröffentlicht, wenn (i) die letztendliche Fassung für das entsprechende Zielpublikum vollständig zugänglich ist, und (ii) sämtliche Metadaten (z.B. Seitenangaben, ISBN, DOI, Band / Volume, Heft / Issue, Artikelnummer, etc.) vorliegen.

Besonders im Fall von Publikationen in wissenschaftlichen Fachzeitschriften hat es sich in den letzten Jahren etabliert, dass Artikel bereits vor ihrer finalen Veröffentlichung in einer Ausgabe der jeweiligen Zeitschrift online zugänglich gemacht werden. Ab diesem Zeitpunkt ist eine Erfassung in der FLD möglich. Das Publikationsjahr kann in diesem Fall beispielsweise mit „early view“ oder „online first” oder “ahead of print“ angegeben werden. Die Leistung wird mit dem Status „Laufend / In Druck“ versehen und in der FLD erst nach der vollständigen Veröffentlichung abgeschlossen.

Bis zu einer Anzahl von zehn Autor:innen müssen alle Namen in der üblichen FLD-Schreibweise (Nachname1, Vornamen1; Nachname2, Vornamen2; …) eingetragen werden. Ab der Zahl von elf Autor:innen werden die ersten drei Autor:innen erfasst, gefolgt von „ …, …; “ als Platzhalter. Darauf folgen dann sämtliche (weitere) Autor:innen mit Affiliation zur Universität Innsbruck, wiederum gefolgt von „; et al.“.

Im Falle eines Konsortiums, wird der Name des Konsortiums als letzter Term nach „; et al.“ erfasst. Ein Beispiel:

Aaboud, M.; Aad, G.; Abbott, B.; ..., ...; Kneringer, E.; Manousos, A.; et al; The ATLAS Collaboration: Comparison of Fragmentation Functions for Jets Dominated by Light Quarks and Gluons from pp and Pb+Pb Collisions in ATLAS, Physical Review Letters, 123, 4, Art. No. 42001, 2019.

Tätigkeiten oder Funktionen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken (zB. Funktionen als Gutachter:in oder diverse Mitgliedschaften), können ab dem Beginn der jeweiligen Leistung eingetragen werden. Wenn das Enddatum bereits bekannt ist, soll dieses erfasst werden. Wenn das Enddatum noch unbekannt ist, kann als vorläufiger Platzhalter “31.12.9999” angegeben werden.

Leistungen mit einem offenen Enddatum bekommen in der FLD den Status „laufend/in Druck“. Sobald das Enddatum der Leistungserbringung bekannt ist, kann dieses einfach in das Kommentarfeld des Datensatzes eingegeben werden. Kommentare im Kommentarfeld werden vom Büro für Forschungsinformation und Wissensbilanz täglich abgearbeitet.

Werden für ein Publikationsorgan oder eine Forschungsförderungseinrichtung wiederholt Gutachten erstellt, wird diese Tätigkeit als „laufend“ klassifiziert. Die Leistung wird dafür mit einem Beginn-Datum und einem offenen Enddatum 31.12.9999 erfasst. Eine laufende Gutachtertätigkeit ist dann gegeben, wenn mindestens ein Gutachten pro Jahr für die entsprechende Institution erstellt wird. Bei einer längeren Unterbrechung der Tätigkeit (ein Kalenderjahr ohne erstelltes Gutachten) wird die Leistung mit einem Enddatum abgeschlossen. Im Falle eines erneuten Gutachtens wird dann ein neuer Eintrag eingepflegt.

In der FLD werden sowohl die Betreuung von Dissertationen als auch die Dissertationen selbst erfasst. Die Betreuungsleistung wird über die “Datenbank für wissenschaftliche Arbeiten”, die von den Prüfungsreferaten administriert wird, automatisch in die FLD überspielt. Abgeschlossene Dissertationen von wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen mit aktivem Anstellungsverhältnis können hingegen direkt in der FLD erfasst werden. Im Titelfeld der Leistung ist dabei der Titel der Dissertation einzutragen.

Auch Habilitationen von Universitätsangehörigen können in der FLD erfasst werden. Im Titelfeld der Leistung wird hier nur das Habilitationsfach (nicht der Titel der Habilitationsschrift) angeführt Bsp: „Verleihung der Lehrbefugnis im Fach “Klimatologie“.

Betreuungsleistungen zu Master- und Diplomarbeiten sowie zu Dissertationen an der Universität Innsbruck werden automatisiert aus der “Datenbank für wissenschaftliche Arbeiten” in die FLD überspielt. Die Datenerfassung erfolgt in den Prüfungsreferaten. Anfragen zur Erfassung bzw. zur Korrektur entsprechender Einträge können direkt an das Prüfungsreferat gerichtet werden. Vonseiten der FLD können keine Korrekturen an den Datensätzen vorgenommen werden.

Betreuungsleistungen, Gutachten und Prüfungen im Zuge von Dissertationen oder Masterarbeiten an externen Einrichtungen können unter dem Typ „sonstige akademische Leistung“ erfasst werden. Dabei sind unbedingt der Name der/des Kandidat:in und der Name der Forschungseinrichtung anzugeben. (Bsp: Betreuung der Masterarbeit von Nachname, Vorname: “Titel der Arbeit”, Universität München).

In der FLD scheinen mehrere Publikationsindizes auf. Am bekanntesten sind dabei aber wohl die von Clarivate Analytics (Web of Science) verwalteten Indizes SCIE (Science Citation Index Expanded) und SSCI (Social Science Citation Index) sowie der AHCI (Arts & Humanities Citation Index) und seit 2022 der ESCI (Emerging Science Citation Index). Für Zeitschriften, die in einem der genannten Indizes gelistet sind, wird von Clarivate Analytics jährlich der sogenannte „Journal Impact Factor“ als Kennzahl für die Zitationshäufigkeit der Zeitschrift ausgegeben. Auf dieser Basis wird der Rang sowie die entsprechende Rangquartile (Q1 bis Q4) der jeweiligen Zeitschrift innerhalb der betreffenden wissenschaftlichen Fachkategorie bestimmt. Beide Kennzahlen (Rang und Quartile) werden jährlich nach der Veröffentlichung der Journal Citation Reports durch Clarivate (ca. Juli) in der FLD erfasst und bei nachträglichen Änderungen jeweils im Herbst (ca. November) noch einmal aktualisiert.

Wo immer sinnvoll, sollen FLD-Einträge mit Links versehen werden. Dies erleichtert einerseits den Mitarbeiter:innen der FLD die Validierung der Leistung, andererseits besteht so auch für Dritte die Möglichkeit, die entsprechende Leistung direkt abzurufen. Dazu empfiehlt sich die Verwendung von Permalinks, also von Hyperlinks die dauerhaft unverändert bleiben und so langfristig auf einen Beitrag im Internet verweisen. Dauerhaft gültige Links zu Buch-Publikationen finden sich in Bibliothekskatalogen (zB Österreichischer Bibliothekenverbund, Deutsche Nationalbibliothek).

Ein Digital Object Identifier (DOI) ist ein spezieller langfristig gültiger Link. Er folgt einer vorgegeben Codierung und führt zur Website, auf der die wichtigsten Metainformationen (zB Titel, Autor:innen, Zeitschrift, etc) zum betreffenden “Objekt” (hier in der Regel eine Veröffentlichung) zu finden sind. Voraussetzung für die Vergabe von DOIs ist die langfristige Auffindbarkeit dieser Informationen. Anders als beispielsweise eine „herkömmliche“ URL ändert sich ein DOI nicht. Die Vergabe von DOIs erfolgt durch autorisierte Institutionen (an der UIBK beispielsweise durch die ULB).
Für die FLD relevant: DOIs können sowohl einem Gesamtwerk (zB Sammelband) als auch einem Teilabschnitt (zB Kapitel) zugewiesen werden. Bei der Erfassung in der FLD ist dies entsprechend zu berücksichtigen. Sollte kein DOI für die einzelne FLD-Leistung (zB Sammelbandbeitrag), aber ein DOI für das Gesamtwerk (Sammelband) verfügbar sein, kann für den Einzelbeitrag der DOI des Gesamtwerkes erfasst werden.

Erfolgreich eingeworbene Drittmittel von Mitarbeiter:innen der Universität Innsbruck werden automatisiert aus der vom projekt.service.büro verwalteten Projektdatenbank in die FLD eingespielt. Dies umfasst folgende Leistungskategorien:

• Projekt (Forschungsförderung)
• Projekt (Auftragsforschung)
• Stiftungsprofessur
• Stipendium
• Stipendium (outgoing)
• Druckkostenzuschuss
• wissenschaftliche Veranstaltung
• Projekt (unbare Förderung/Messzeiten)
• Sammelkonto Befundungen, Gutachten, Routineuntersuchungen, Nutzungserlöse
• staatlich autorisierte technische Prüf- und Gutachtertätigkeiten
• Sponsoring
• Strukturfinanzierung
• Sonstiges

Die entsprechenden Einträge können innerhalb der FLD nicht bearbeitet werden. Für diesbezügliche Anfragen steht das projekt.service.büro zur Verfügung.