Datenschutzinformation - Relationship Management

1.1 Pflege des Kontakts zu den Absolvent:innen

Zweck

Es wird die Pflege der Kontakte zu den Absolvent:innen bezweckt, indem personenbezogene Daten verarbeitet werden, um Sie einzuladen dem Alumni-Netzwerk beizutreten bzw. die Angebote des Career-Service zu nutzen.

Verarbeitete Daten

• Anrede
• Akademischer Grad vorangestellt, nachgestellt
• Namensdaten
• E-Mail-Adresse
• Matrikelnummer
• Studienrichtung
• Geburtsdatum
• Anschrift
• Abschlusssemester, Abschlussjahr
• Anzahl Begleitpersonen (variables Feld zur Abfrage bei Veranstaltungen)
• Auswahl von Vorträgen, bzw. spezifischen Angeboten bei Veranstaltungen
• Auswahl Newsletter
• Fakultät
• Fragen zum Alumni-Portrait lt. Veröffentlichung

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient Art. 6 Abs. 1 lt. e DSGVO iVm § 3 Z 10 UG 2002. Die Verarbeitung ist also erforderlich für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und uns durch den Gesetzgeber übertragen wurde.

Bitte beachten Sie unter dem Punkt "Ihre Rechte" Hinweis zum Widerspruchsrecht.

Empfänger

Wir setzen die Softwarelösung der IT-Dienstleister CAS Software AG und Inxmail GmbH ein. Weitere Informationen zu den verwendeten Systemen finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität Innsbruck in den Abschnitten CAS genesisWorld und Inxmail.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist.

1.2 Alumni – Portraits

Zweck

Präsentation von interessanten Lebensgeschichten von Absolvent:innen auf unserer Webseite. Damit wir Ihre Lebensgeschichte samt Ihrem Foto auf unserer Webseite präsentieren, ist es erforderlich die im jeweiligen Formular anzugebenden personenbezogenen Daten von Ihnen zu verarbeiten. Sie müssen nur jene Fragen beantworten, die Ihnen besonders zusagen.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für den oben beschriebenen Zweck bildet Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lt. a DSGVO).

Widerrufshinweis

Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dazu senden Sie bitte einfach eine E-Mail an relationship-management@uibk.ac.at oder postalisch an die Anschrift:

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Empfänger

Durch die Veröffentlichung auf unserer Webseite werden Ihre personenbezogenen Daten jedem zugänglich sein. Darüber hinaus setzten wir die Softwarelösung der IT-Dienstleister CAS Software AG und Inxmail GmbH ein. Weitere Informationen zu den verwendeten Systemen finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität Innsbruck in den Abschnitten CAS genesisWorld und Inxmail.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist. Spätestens beim Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

1.3 Veranstaltungen für Alumni

Zwecke

Im Rahmen des Alumni-Service bieten wir Ihnen verschiedene Veranstaltungen wie Homecoming-Days, Stammtische, Führungen etc. Dazu ist es natürlich auch erforderlich die im jeweiligen Anmeldeformular anzugebenden personenbezogenen Daten von Ihnen für die jeweilige Veranstaltung zu verarbeiten. Die Pflichtfelder sind im Anmeldeformular mit einem Sternchen markiert. Alle zusätzlichen Angaben sind freiwillig. Diese helfen unsere Angebote für Sie zu verbessern.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Veranstaltungen ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lt. b DSGVO). Unsere Dienstleistungen beruhen in der Regel auf einem unentgeltlichen Vertragsverhältnis.

Sollten Sie neben den Pflichtfeldern - die mit einem Sternchen markiert sind – freiwillig weitere Angaben machen, so beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lt. a DSGVO).

Widerrufshinweis

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dazu senden Sie bitte einfach eine E-Mail an relationship-management@uibk.ac.at oder postalisch an die Anschrift:

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergeleitet. Es kann sein, dass es im Rahmen der angebotenen Dienstleistung aus organisatorischen Gründen notwendig ist bestimmte personenbezogene Daten an Geschäftspartner weiterzuleiten.

Darüber hinaus setzten wir für die Anmeldung und Kommunikation in Zusammenhang mit den Veranstaltungen die Softwarelösung der IT-Dienstleister CAS Software AG und Inxmail GmbH ein. Weitere Informationen zu den verwendeten Systemen finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität Innsbruck in den Abschnitten CAS genesisWorld und Inxmail.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist. Ihre Daten werden spätestens nach zwei Jahren gelöscht.

2.1 Veranstaltungen für Studierende

Zweck

Im Rahmen des Career-Service bieten wir Ihnen verschiedene Angebote, sodass Sie einen leichteren Einstieg in den Arbeitsmarkt haben. Angebote wie Bewerbungsworkshops, CV-Check, Pan-European-Seal-Programme, FEMtech, Praktika, Mitarbeit in Studierendenorganisationen und vieles andere soll Ihre Möglichkeiten erweitern. Dazu ist es natürlich auch erforderlich die im jeweiligen Anmeldeformular anzugebenden personenbezogenen Daten von Ihnen für das jeweilige Angebot zu verarbeiten. Die Pflichtfelder sind im Anmeldeformular mit einem Sternchen markiert. Alle zusätzlichen Angaben sind freiwillig. Diese helfen unsere Angebote für Sie zu verbessern.

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Angebote ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lt. b DSGVO). Unsere Dienstleistungen beruhen in der Regel auf einem unentgeltlichen Vertragsverhältnis.

Sollten Sie neben den Pflichtfeldern – die mit einem Sternchen markiert sind – freiwillig weitere Angaben machen, so beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lt. a DSGVO).

Widerrufshinweis

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dazu senden Sie bitte einfach eine E-Mail an relationship-management@uibk.ac.at oder postalisch an die Anschrift:

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergeleitet. Es kann sein, dass es im Rahmen der angebotenen Dienstleistung bzw. Veranstaltung aus organisatorischen Gründen notwendig ist bestimmte personenbezogene Daten an Geschäftspartner weiterzuleiten.

Darüber hinaus setzen wir für die Anmeldung und Kommunikation in Zusammenhang mit den Veranstaltungen die Softwarelösung der IT-Dienstleister CAS Software AG und Inxmail GmbH ein. Weitere Informationen zu den verwendeten Systemen finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität Innsbruck in den Abschnitten CAS genesisWorld und Inxmail.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist. Ihre Daten werden spätestens nach zwei Jahren gelöscht.

2.2 Angebote für Arbeitgeber:innen (Arbeitgeber:innenportal)

Zweck

Im Rahmen des Career-Service bieten wir Ihnen an, an der Online-, Informations- und Networking-Plattform (Arbeitgeber:innenportal) teilzunehmen. Im Arbeitgeber:innenportal können Sie zudem verschiedene Services in Anspruch nehmen (z.B. Schaltung von Inseraten, Anmeldung zu Veranstaltugen usw.). Dazu ist es natürlich auch erforderlich die im jeweiligen Anmelde- bzw. Registrierungsformular anzugebenden personenbezogenen Daten von Ihrem Unternehmen bzw. Ihnen als Mitarbeiter:in zu verarbeiten.

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für den Betrieb des Arbeitgeber:innenportal sowie im Rahmen unserer Services ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lt. b DSGVO).

Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergeleitet. Es kann sein, dass es im Rahmen der angebotenen Dienstleistung notwendig ist bestimmte personenbezogene Daten an Geschäftspartner weiterzuleiten.

Darüber hinaus setzten wir für die Anmeldung und Kommunikation in Zusammenhang mit den Veranstaltungen die Softwarelösung der IT-Dienstleister CAS Software AG und Inxmail GmbH ein. Weitere Informationen zu den verwendeten Systemen finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität Innsbruck in den Abschnitten CAS genesisWorld und Inxmail.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist. eine Löschung erfolgt spätestens mit der Einstellung bzw. der Abmeldung/Kündigung des Arbeitgeber:innenportals.

3.1 Pflege / Verwaltung des Kontakts zu Förder:innen

Zweck

Der Förderkreis 1669 der Universität Innsbruck verwendet die bei Ihrer Beitrittserklärung/Anmeldung angegebenen sowie zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten (Name, Adresse, Kontaktdaten, Geburtsdatum; ggf. Matrikelnummer) zur Aufnahme und Verwaltung im Förderkreis und um Sie über entsprechende Veranstaltungen und Neuigkeiten im Zusammenhang mit dem Förderkreis - und der Universität - zu informieren.

Die von Ihnen persönlich bereitgestellten Daten (Logos, Texte, Statements, Porträt- und andere Fotos) verwenden wir zur Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Vorstellung im Jahresbericht und bei der jährlichen Geburtstagsfeier; Darstellung auf der Website, persönliche Portraits in unseren Berichten und anderen Druck- und sozialen Online-Medien, etc.) und für die Zusendung von Geburtstagsgrüßen.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung bietet die Erfüllung der mit Ihnen geschlossenen Unterstützungserklärung oder Spendenzusage sowie die von Ihnen erteilte Zustimmung über die Verwendung der von Ihnen bereitgestellten Fotos und Beschreibungen für unsere Öffentlichkeitsarbeit.

Sofern die Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben wurden, stammen die Daten aus dem Netzwerk des Förderkreises.

Bitte beachten Sie unter dem Punkt "Ihre Rechte" den Hinweis zum Widerspruchsrecht.

Empfänger

Es kann sein, dass es im Rahmen der angebotenen Dienstleistung aus organisatorischen Gründen notwendig ist bestimmte personenbezogene Daten an Geschäftspartner:innen weiterzuleiten. Hierzu zählen:

• Grafik- oder Kommunikationsagenturen/Druckereien/Verlage im Zuge der Erstellung von Publikationen, Zeitungsbeilagen oder Schaltungen
• Veranstaltungsorganisator:innen im Zuge von Veranstaltungen
• Plattformen für unsere Kanäle in den sozialen und Druckmedien

Darüber hinaus setzten wir für die Anmeldung und Kommunikation in Zusammenhang mit den Veranstaltungen die Softwarelösung der IT-Dienstleister:innen CAS Software AG und Inxmail GmbH ein. Weitere Informationen zu den verwendeten Systemen finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität Innsbruck in den Abschnitten CAS genesisWorld und Inxmail.

Speicherdauer

Die Daten werden nur solange gespeichert, wie es für die Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich bzw. im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen notwendig ist, ferner für Beweiszwecke zur Wahrung unserer Ansprüche.

Fotos/Videos werden solange gespeichert, solange sie für den Zweck notwendig sind. Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dagegensprechen, werden diese nach Zweckerfüllung von uns gelöscht.

3.2 Foto und Videoaufnahmen im Rahmen von Veranstaltungen des Förderkreis 1669

Im Rahmen von Veranstaltungen, können zum Zwecke der Dokumentation Fotos und Videos angefertigt werden. Es geht uns dabei in erster Linie um die Dokumentation der Veranstaltung, einzelne Personen zu identifizieren ist kein vordergründiges Ziel. Zu Zwecken der Dokumentation werden die angefertigten Fotos/Videos gegebenenfalls auch im Internet - insbesondere auf unserer Homepage, Youtube, Facebook etc. veröffentlicht werden.

Die Daten aus Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen, sprich sowohl die Anfertigung als auch die Veröffentlichung der Fotos/Videos, basiert auf unserem überwiegenden berechtigten Interesse, die Veranstaltung zu dokumentieren. Nicht zuletzt aufgrund der Öffentlichkeitswirksamkeit der Universität Innsbruck ist es für uns notwendig unsere Aktivitäten zu dokumentieren. Es besteht für Sie grundsätzlich keine Verpflichtung sich fotografieren bzw. aufnehmen zu lassen. Sollten Sie mit der Aufnahme bzw. Veröffentlichung nicht einverstanden sein, teilen Sie dies bitte gleich den Fotograf:innen vor Ort mit oder kontaktieren Sie uns.

3.3 Informationen über Folgeveranstaltungen

Die von Ihnen im Rahmen der Anmeldung zu Veranstaltungen oder Newslettern angegeben Daten (E-Mail, Adresse, Ortsdaten) werden verarbeitet, um Sie über Aktivitäten, Veranstaltungen, Informationen und Ankündigungen im Zusammenhang mit den jeweiligen Angeboten der Universität Innsbruck zu informieren. Allfällige auf freiwilliger Basis angegebenen, zusätzliche Daten (wie z.B. Adress- und Ortsdaten) werden ausschließlich anonymisiert zu statistischen Zwecken genutzt.

Siehe auch Abschnitt "Newsletter".

Zweck

Das Relationship Managament unterstützt Fakultäten, Institute und Organisationseinheiten in der Nutzung der Softwarelösung der Universität Innsbruck für die Abwicklung von Anmeldungen zu Veranstaltungen und die Kommunikation mit ehemaligen Studierenden. Die Abwicklung erfolgt über ein Anmeldeformular in dem personenbezogene Daten angegeben und für das jeweilige Angebot verarbeitet werden. Die Pflichtfelder sind im Anmeldeformular mit einem Sternchen markiert. Alle zusätzlichen Angaben sind freiwillig. Diese Informationen helfen das Angebot der Fakultäten, Institute und Organisationseinheiten für Sie zu verbessern.

Rechtsgrundlage

Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Angebote der Fakultäten ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lt. b DSGVO). Die Dienstleistungen und Services beruhen in der Regel auf einem unentgeltlichen Vertragsverhältnis.

Sollten Sie neben den Pflichtfeldern – die mit einem Sternchen markiert sind – freiwillig weitere Angaben machen, so beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lt. a DSGVO).

Widerrufshinweis

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dazu senden Sie bitte einfach eine E-Mail an relationship-management@uibk.ac.at oder postalisch an die Anschrift:

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergeleitet. Es kann sein, dass es im Rahmen der angebotenen Dienstleistung bzw. Veranstaltung aus organisatorischen Gründen notwendig ist bestimmte personenbezogene Daten an Geschäftspartner weiterzuleiten.

Darüber hinaus setzen wir für die Anmeldung und Kommunikation in Zusammenhang mit den Veranstaltungen die Softwarelösung der IT-Dienstleister CAS Software AG und Inxmail GmbH ein. Weitere Informationen zu den verwendeten Systemen finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität Innsbruck in den Abschnitten CAS genesisWorld und Inxmail.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur solange gespeichert, wie es für die Zweckerfüllung erforderlich ist. Ihre Daten werden spätestens nach zwei Jahren gelöscht.

Zweck

Auf unserer Webseite besteht die Möglichkeit kostenfreie Newsletter (Alumni-Newsletter, Career-Newsletter, Förderkreis-Newsletter) zu abonnieren. Diese Datenverarbeitung erfolgt für die Aussendung von Informationen über die Universität und der damit verbundenen Dienstleistungseinheiten, z.B. Weiterbildung, Veranstaltungen an der Universität, Informationen aus den verschiedenen Fakultäten.

Für den Newsletter-Versand verwenden wir das sog. Double Opt-In-Verfahren. D.h. wir werden Ihnen erst dann den Newsletter zusenden, wenn Sie zuvor Ihre Anmeldung über eine Ihnen zu diesem Zweck zugesandte Bestätigungs-E-Mail per darin enthaltenem Link bestätigen. Damit möchten wir sicherstellen, dass nur Sie selbst sich als Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse zum Newsletter anmelden können. Ihre Bestätigung muss zeitnah nach Erhalt der Bestätigungs-E-Mail erfolgen, da andernfalls Ihre Newsletter-Anmeldung automatisch aus unserer Datenbank gelöscht wird.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lt. a DSGVO).

Widerrufshinweis

Diese Einwilligung kann jederzeit entweder mittels „Abmelde – Button“ am Ende der E-Mail oder mit einer schriftlichen Mitteilung an relationship-management@uibk.ac.at oder Anschrift:

widerrufen werden.

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Empfänger

Für den Versand des Newsletters setzten wir die Dienstleister und somit Auftragsverarbeiter CAS Software AG und Inxmail GmbH ein. Weitere Informationen zu den verwendeten Systemen finden Sie in der Datenschutzinformation der Universität Innsbruck in den Abschnitten CAS genesisWorld und Inxmail.

Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten aus der Newsletter-Anmeldung werden solange gespeichert, wie Sie den Newsletter abonniert haben. Spätestens beim Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet (erhoben, erfasst, gespeichert, ausgewertet, verändert, ausgelesen, abgefragt, offengelegt, verbreitet, abgeglichen, verknüpft, eingeschränkt, gelöscht, vernichtet usw.), so sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO. Als Betroffenem stehen Ihnen gegenüber jedem Verantwortlichen, der Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21. DSGVO)

Hinweis zum Widerspruchsrecht

Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen. Das Widerspruchsrecht kann daher geltend gemacht werden, wenn die Verarbeitung

• für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder
• zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich bei Ihnen um ein Kind handelt) und
• der Verantwortliche keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen bzw. die Verarbeitung keiner Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Das Widerspruchsrecht kann des Weiteren geltend gemacht werden, wenn die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgt.

Beschwerde

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen. So können wir Ihre Bedenken behandeln. Sie haben aber auch das Recht, sich an die zuständige Datenschutzbehörde zu wenden.

Die Datenschutzinformation der Universität Innsbruck, inkl. der Informationen zu den von uns verwendeten Anwendungen CAS genesisWorld und Inxmail, finden Sie unter folgendem Link https://www.uibk.ac.at/datenschutz/index.html.de.