Richtlinien der Fakultät für Soziale und Politische Wissenschaften zur Abrechnung von Reisekosten und Gastvorträgen
PDF Allgemeine Richtlinien zu Reisekostenzuschüssen der Fakultät für Soziale und Politische Wissenschaften (Stand September 2023)

Wichtige Information zu Hotel- und Bahnkosten
Hotel: Ab sofort werden von der Personalabteilung Hotelkosten im Inland nur bis maximal 110,00 EUR pro Nacht ausbezahlt. Bei Auslandsreisen wird die Höchstgrenze für Übernachtungen durch den jeweiligen Nachtsatz mal sieben berechnet.
ÖBB: Hinweis für Bahnfahrten innerhalb von Österreichs: Kosten werden nur in maximaler Höhe des Tarifes der ÖBB-Buisness-Card refundiert. Business-Card-Buchungen können ab sofort direkt im Dekanat getätigt werden.

Wichtige Information für Flüge
Klimaabgabe: Die Universitätsleitung setzt seit 1. Oktober 2021 Maßnahmen zur Reduktion des CO2-Fußabdrucks bei Reisen folgende Maßnahmen um:

• Kurzstreckenflüge wie Inlandsflüge, Flüge in die Schweiz, nach München, Stuttgart, Frankfurt, Straßburg, Venedig, Mailand, Turin, Genua, Verona, u.a. werden nicht mehr refundiert.
• Die Nutzung als Hub-Flughafen ist aber weiterhin möglich.
• Flugtickets werden zusätzlich mit 10% (erster Flug pro Kalenderjahr) bzw. 20% (ab zweitem Flug pro Kalenderjahr) abgerechnet. Bitte beachten Sie, dass dies zu Lasten Ihres Reisebudgets an der Fakultät geht.
• PKW-Fahrten werden nur mehr unter besonderen dienstlichen Notwendigkeiten genehmigt bzw. refundiert.
• Die Maßnahmen gelten für ALLE Mitarbeiter*innen an der Universität, also auch für Drittmittelangestellte und für externe Personen, deren Spesen vergütet werden (zB Gastprofessor*innen, eingeladene Wissenschaftler*innen, etc.).

Informationen zum Ablauf einer Reisekostenrefundierung

1. Reisekostenantrag als PDF Dieses Formular soll mindestens zwei Wochen vor Reiseantritt ausgefüllt und unterschrieben an das Dekanat übermittelt werden.
2. Freistellung in VIS unbedingt erforderlich, sonst kann keine Abrechnung erfolgen.
3. Reisekostenabrechnung als PDF Es können nur vollständig ausgefüllte und unterschriebene Abrechnungen akzeptiert werden.
4. Abrechnungen von Reisekosten sollten ehestmöglich nach Rückkehr übermittelt werden. Bitte legen Sie alle Belege im Original bei sowie Nachweise der Bezahlung (Kreditkartenauszüge bzw. Überweisungsbestätigungen vom Online-Banking).

Informationen zum Abrufen einer Publikationsförderung

1. Sie werden spätestens im Mai eines Kalenderjahres über Publikationsförderungen aus dem Vorjahr informiert.
2. Sie erhalten Zugang zu einer persönlichen Förderübersicht über das Fileshare-System der Universität.
3. Formlose Anfrage für die Übernahme von Kosten aus der persönlichen Publikationsförderung an: dean-sopo@uibk.ac.at
4. Information vom Dekanat über die Möglichkeit und den Ablauf der Förderung.

Wichtige Information für Publikationsförderungen

• Alle aktuell vorhandenen Förderungen stehen ab nun zwei Jahre zum Abrufen zur Verfügung.
• Nicht abgerufene Förderungen verfallen.
• Mit den Fördermitteln kann man Folgendes finanzieren:
  • Literatur (Bestellung durch Dekanat)
  • EDV, Möbel und/oder elektronisches Zubehör (Bestellung durch Dekanat)
  • Aufstockung der persönlichen Reisemittel (inkl. Reisekosten für Workshops, Projektmeetings oder ähnliches)
  • Einladung von Vortragenden (Reise- und Übernachtungskosten, Bewirtungskosten nach den Vorgaben der Universität)
  • Finanzierung von Workshops in Innsbruck (inkl. Reise- und Aufenthaltskosten für externe Personen, Cateringkosten nach den Vorgaben der Universität, etc.)

Es können KEINE Personalkosten für Studentische Mitarbeiter:innen finanziert werden!

Literatur, EDV, Möbel und elektronisches Zubehör dürfen nur durch das Dekanat bei den Lieferanten der Universität angeschafft werden – KEINE privaten Einkäufe und folgende Refundierungen ohne vorab mit dem Dekanat Rücksprache zu halten!

Informationen zur Beantragung von Studienurlaub
Die Beantragung von Studienurlaub erfolgt im Dienstweg über die Institutsleitung, das Dekanat und das Rektorat.
Link zum Informationen und zum Formular der Personalabteilung:
https://community.uibk.ac.at/uniwiki/index.php?title=Freistellung_und_Studienurlaub_-_Ziele

Gründe für einen Studienurlaub können sein:

Im Bereich Forschung:

• Antragstellung für Forschungsprojekte
• Abschluss von Forschungsprojekten (z.B. Erstellung von entsprechenden Berichten)
• Arbeit an Qualifikationsschriften (in unterschiedlichen Phasen)
• Arbeit an Publikationen und Vorträgen
• Weiterbildungsformate
• Vernetzung und Anbindung an andere Universitäten (z.B. in Form von Forschungsaufenthalten)

Im Bereich Lehre:

• Verfassen von Lehrbüchern u.ä.
• Weiterbildungsformate (z.B. Absolvieren von auswärtigen Kursen im Tätigkeitsbereich o.ä.)
• Arbeit an Publikationen und Vorträgen im Bereich Lehre
• Aufwändige Neukonzeption von Lehrveranstaltungen
• Vernetzung und Anbindung an andere Universitäten im Bereich der Lehre

Formlose Beantragung von Forschungsförderung
Forschungsförderung durch die Fakultät kann formlos per E-Mail im Dekanat beantragt werden: dean-sopo@uibk.ac.at

Welche Forschungsförderungen bietet die Fakultät an:

• ERC-/Starting Grant Anschubfinanzierungen
• Mitgliedschaften in Gesellschaften
• Unterstützungen für Projekttreffen für Drittmittelanträge
• Open Access Finanzierungen (nur wenn die Universitätsbibliothek bzw. das VR Forschung hier mitfinanzieren)
• Forschungsdatenmanagement

Informationen zu Veranstaltungsförderungen der Fakultät
Für wissenschaftliche Veranstaltungen stellt die Fakultät jährliche Fördertöpfe zur Verfügung.
Anträge können formlos per E-Mail an das Dekanat gestellt werden: dean-sopo@uibk.ac.at

Welche Art von Veranstaltungen werden gefördert?

• wissenschaftliche Kongresse
• wissenschaftliche Workshops
• Winter- bzw. Summer-Schools
• Präsentationen von wissenschaftlichen Ergebnissen / Buchpräsentationen

Wichtig: Gastvorträge sind explizit hier ausgenommen und werden direkt von den Instituten finanziert!

Informationen zur Finanzierung von Gastvortragenden
Das Dekanat finanziert keine Gastvortragenden an der Fakultät, dies läuft nun ausschließlich über die Institute selbst.
Ein entsprechendes Jahresbudget liegt in den Instituten vor.
Wichtig: Bitte setzen Sie sich rechtzeitig zu Beginn des Semesters mit Ihrer Institutsleitung in Verbindung, um Einladungen zu planen.

Unterscheidung von Nebenbeschäftigungen und Nebentätigkeiten

Eine Nebenbeschäftigung ist ein zusätzlicher Arbeitsvertrag außerhalb der Universität Innsbruck bei einem anderen Arbeitgeber, zum Beispiel für Lehre an einer anderen Hochschule oder bei Teilzeitverträgen ev. auch ein zweiter Arbeitsvertrag an einer anderen Hochschule. Betrifft vor allem das wissenschaftliche Personal im Bereich von Lehraufträgen an anderen Universitäten oder Fachhochschulen.
Link zu Informationen und zum Formular der Personalabteilung für Nebenbeschäftigungen:
https://community.uibk.ac.at/uniwiki/index.php?title=Nebenbesch%C3%A4ftigung_-_Definition_-_Antrag_-_Rechtliche_Grundlagen

Eine Nebentätigkeit ist eine zusätzliche Anstellung beim gleichen Arbeitgeber, also der Universität Innsbruck: zum Beispiele eine zusätzliche Anstellung an einem anderen Institut, zusätzliche Stunden für ein Drittmittelprojekt, etc. (betrifft vor allem das Allgemeine Personal oder Studentische Mitarbeiter:innen).
Link zu Informationen und zum Formular der Personalabteilung für Nebentätigkeiten:
https://community.uibk.ac.at/uniwiki/index.php?title=Nebent%C3%A4tigkeit

Informationen zur Refundierung von eigenen Auslagen im Rahmen meiner Tätigkeit

Auslagenrefundierungen müssen immer vorab mit Institut oder Dekanat abgesprochen werden. Bitte keine Einkäufe selbst tätigen, bevor eine Refundierung vereinbart wurde. Es gibt verschiedene steuerliche Aspekte hier zu berücksichtigen.

Ablauf für eine Refundierung

1. Kontaktaufnahme mit Institutssekretariat oder Dekanat
2. Abklären, ob eine Refundierugn möglich ist
3. Einkauf auf eigenen Namen und eigene Rechnung
4. Ausfüllen des Formulars für Refundierungen: Link zum Formular https://www.uibk.ac.at/intranet/finanzabteilung/downloads/refundierungsantrag-d_e-beschreibbar-08_2020.pdf
5. Beilegen der Originalrechnung sowie der Zahlungsbestätigung (Kreditkartenauszug oder Bankauszug bei Überweisung)
6. Abgabe aller Unterlagen im Sekretariat oder im Dekanat

Was kann refundiert werden?
Im Rahmen der Web-of-Science Förderung können Ausgaben für wissenschaftliche Literatur, Druckkosten, Übersetzungskosten, Language-Editing, EDV-Zubehör, etc. refundiert werden. Immer nur nach vorheriger Absprache mit Sekretariat und/oder Dekanat.

Wichtig Information zu den Beträgen / Steuern!
Refundierung im Ausland werden prinzipiell zusätzlich mit 20% Umsatzsteuer in Österreich belastet. Diese Mehrbelastung geht ebenfalls zu Lasten der eigenen Förderung.