Kontrollstelle der ÖBK

(Amtsblatt der Österreichischen Bischofskonferenz, Nr. 13 vom 15. Dezember 1994, II. 6.)

Das „Prüfamt der ÖBK“ wird mit sofortiger Wirkung in „Kontrollstelle der ÖBK“ umbenannt.

Geschäftsordnung der Kontrollstelle der Österreichischen Bischofskonferenz

(Amtsblatt der Österreichischen Bischofskonferenz, Nr. 14 vom 10. Juni 1995, II. 3.)

Die Prüfung wird in Erfüllung der Aufsichtspflicht der Österreichischen Bischofskonferenz über die überdiözesanen Stellen in analoger Anwendung von canon 1276 durchgeführt.

A) Grundsätze und Aufgaben

1. Die Kontrollstelle der Österreichischen Bischofskonferenz (im Folgenden kurz als Kontrollstelle bezeichnet) ist eine von den übrigen Einrichtungen im Sekretariat der Österreichischen Bischofskonferenz unabhängige und organisatorisch selbständige Einrichtung des Sekretariates der Österreichischen Bischofskonferenz, weiche dem Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz unmittelbar verantwortlich ist.

2. Die Kontrollstelle ist für die wirtschaftliche und buchmäßige Kontrolle aller gesamtösterreichischen Einrichtungen der Katholischen Kirche, weiche der Oberaufsicht der Österreichischen Bischofskonferenz unterstellt sind, zuständig. Für Rechtsträger des staatlichen Rechts, die nicht kanonisch errichtet sind, ist die Zuständigkeit dann gegeben, wenn dieser Rechtsträger ständiger Subventionsempfänger der Österreichischen Bischofskonferenz ist und Aufgaben der Katholischen Kirche in Österreich erfüllt.

3. Während der Prüfung soll der verantwortliche Dienststellenleiter oder ein mit allen Angelegenheiten vertrauter Vertreter anwesend sein, damit nicht nur sämtliche Auskünfte erhalten werden können, sondern auch damit das Prüfungsergebnis besprochen werden kann. Der Dienststellenleiter hat jedoch anwesend zu sein, falls der Prüfer es für erforderlich oder wünschenswert hält.

4. Die Geschäftsordnung enthält die Grundsätze für die von der Kontrollstelle durchzuführende Prüfung und tritt ergänzend zu den gesetzlichen Vorschriften und besonderen Anordnungen und Bestimmungen der Österreichischen Bischofskonferenz hinzu.

5. Die Kontrollstelle soll die Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit, Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit sämtlicher geschäftlicher Abläufe sowie der gesamten Organisationsstruktur gewährleisten. Sie ist den zu prüfenden Einrichtungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben behilflich, indem sie einerseits prüfend und beratend tätig wird und andererseits die bei der Revision festgestellten Mangel aufzeigt, damit diese in Hinkunft vermieden werden können.

6. Die Kontrolle hat sich auch auf die Mittel zu erstrecken, die den Dienststeilen von öffentlichen Stellen oder anderen Subventionsgebern zufließen, und zwar auch dann, wenn sie zweckgebunden sind.

7. Gegenstand der Kontrolle sind auch jene Fragen, die sich aus der Abgrenzung der Gebarung einer Dienststellegegenuber der Gebarung eines Verbandes oder Vereines ergeben, der mit der Dienststelle in personeller oder organisatorischer Verbindung steht.

8. Die Kontrollstelle greift in die eigentliche Verwaltungstätigkeit nicht ein. Sie enthebt daher die Organe der Verwaltung nicht von ihrer Verantwortung gegenüber den Normen des staatlichen und kirchlichen Rechtes.

9. Die Kontrollstelle hat die im Punkt 2 genannten Einrichtungen einer regelmäßigen Kontrolle zu unterziehen.

B) Organe der Revision

1. Für die Durchführung der Revision ist grundsätzlich die Kontrollstelle des Sekretariates der Österreichischen Bischofskonferenz zuständig, die von einem Revisor geleitet wird.

2. Wenn nicht besondere Gründe eine sofortige Einschau an Ort und Stelle erforderlich machen, ist vor Beginn der Prüfung der Dienststellenleiter zu benachrichtigen. Kassa- und Bestandsprüfungen werden im Allgemeinen unangemeldet durchgeführt werden.

3. Der Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz kann in Absprache mit dem Vorsitzenden und dem bischöflichen Referenten jedoch jederzeit eine Sonderprüfung, auch von extern kontrollierten Vermögensträgern bzw. Einrichtungen, durch die Kontrollstelle anordnen.

Sonderauftrage des Sekretärs der Österreichischen Bischofskonferenz auf Vornahme außerordentlicher Prüfungen oder Erhebungen sind vorrangig zu erfüllen.

4. Alle mit den Aufgaben der Revision betrauten Personen sind verpflichtet, über ihre Wahrnehmungen, die sie in Ausübung ihres Dienstes machen, strengste Verschwiegenheit zu wahren, soweit nicht dienstrechtliche Gründe entgegenstehen.

Weiters sind sie zur Geheimhaltung im Sinne der Bestimmungen des Datenschutzes verpflichtet.

5. Ist die mit den Aufgaben der Revision betraute Person in Einzelfallen befangen, hat sie diesen Umstand dem Leiter mitzuteilen und darf im Sinne einer objektiven Kontrolltätigkeit nicht herangezogen werden.

C) Durchführung der Revision durch die Kontrollstelle

1. Aligemeine Richtlinien:

1.1 Die Prüfungs- und Kontrolltätigkeit erfolgt wahlweise in den Räumen der Kontrollsteile oder in der zu prüfenden Einrichtung. Der Revisor ist berechtigt, alle Verwaltungs- und Betriebsräume zu betreten, alle Bücher, Protokolle und Schriften einzusehen und Bestande jeder Art auf ihre Richtigkeit zu prüfen. Alle Mitarbeiter der zu prüfenden Einrichtung sind verpflichtet, dem Revisor die ihm zur Ausübung seiner Tätigkeit erforderlich scheinen den Auskünfte und Aufklärungen schriftlich oder mündlich zu geben. Der Revisor hat zur Ergänzung seiner Feststellungen und zur Ausschöpfung der Auskunftspflicht von den zuständigen Funktionären und Mitarbeitern schriftlich eine Erklärung einzuholen, dass alle erteilten Auskünfte wahrheitsgemäß erfolgt sind und keine Informationen verheimlicht wurden (Vollständigkeitserklärung).

1.2 Der Prüfer ist verpflichtet, die Prüfung nach Maßgabe der kirchlichen Vorschriften und nach dem erteilten Auftrag durchzuführen. Sachverständiges Ermessen verpflichtet den Prüfer, bei Erfordernis seine Arbeit. Über diese Richtlinien hinaus auszudehnen. Der Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz ist davon jedoch unverzüglich zu verständigen.

1.3 Die Kontrollstelle ist berechtigt, in die Dienstpostenplane und die Personalevidenz Einsicht zu nehmen und ergänzende Auskünfte zu verlangen, soweit diese für die Administration und für das finanzielle Erfordernis maßgebend sind.

1.4 Die Kontrollstelle ist von der zentralen Buchhaltung unverzüglich zu benachrichtigen, wenn Abrechnungen oder Belege einer Dienststelle materiell oder formell in gravierender Weise oder wiederholt gegen die einschlägigen Vorschriften verstoßen oder abgefasst sind.

2. Bestandsaufnahme:

2.1 Der Revisor hat in Gegenwart der unmittelbar Verantwortlichen eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Barmittel, Schecks, Valuten, Wechsel und Wertpapiere vorzunehmen und mit den buchmäßigen Beständen zu vergleichen. Zugleich ist zu prüfen, ob die Bestände sicher verwahrt sind, deren Umfang der Verwaltung entspricht und angemessene Versicherungen abgeschlossen sind. Vorräte und Gegenstände des Anlagevermögens sind anhand der Inventurunterlagen buchmäßig zu überprüfen, ebenso, ob die Anlagen und Einrichtungen zweckentsprechend sind und instand gehalten werden.

3. Rechnungswesen:

3.1 Die Prüfung des Rechnungswesens umfasst die Feststellung der Zweckmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und des Belegwesens. Sonstige Aufzeichnungen sind auf ihre Zweckmäßigkeit und Abstimmbarkeit mit der Buchhaltung zu überprüfen. Die Prüfungsarbeiten sind in einem derartigen Umfang vorzunehmen, dass der Prüfer ein Urteil über die Verwaltung und die Richtigkeit der Rechnungsabschlüsse abgeben kann.

3.2 Bei Vorhandensein von EDV-Anlagen ist die Rechtmäßigkeit der Datenerfassung und Datenverarbeitung, die Zweckmäßigkeit der Datenverarbeitung und die Einhaltung der Bestimmungen der kirchlichen Datenschutzverordnung zu prüfen. Per Datenschutzbeauftragte ist dazu beizuziehen.

4. Rechtliche, wirtschaftliche und finanzielle Verhältnisse:

4.1 Die Prüfung der Rechtsverhältnisse hat sich auf die ordnungsgemäß beschlossenen und verlautbarten bzw. auf die von den staatlichen Behörden zur Kenntnis genommenen Satzungen und Satzungsänderungen zu erstrecken.

Der Prüfer hat zu prüfen, weiche Rechte den kirchlichen Einrichtungen und Betrieben auf Grund von Vertragen und behördlichen Bescheiden zustehen bzw. weiche verpflichtend abgeschlossen wurden und ob die Rechte wahrgenommen und die übernommenen Verpflichtungen eingehalten werden. Die Überprüfung umfasst auch die Prüfung, ob die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen sozial- und steuerrechtlicher Natur beachtet werden.

Es ist auch zu prüfen,

ob alle erforderlichen Vertrage schriftlich abgeschlossen bzw. nach Ablauf wieder erneuert und vorgesehene Wertsicherungen angerechnet wurden;
ob alle Vertrage der Sache und dem Wert nach noch vertretbar sind oder eventuell durch Neuregelungen ersetzt werden sollen.

4.2 Der Revisor hat im Bedarfsfalle zu prüfen, ob die zu prüfende Einrichtung ihren vorgeschriebenen Aufgabenbereich erfüllt, ob die Geschäftsführung und Leitung statutengemäß erfolgt und ob allfällig erforderliche Vollmachten für die Außenvertretung und die Zeichnungsberechtigung vorhanden sind und eingehalten werden.

4.3 Der Prüfer hat alle Entschädigungen, Zuwendungen und Begünstigungen an die verschiedenen Organe aufzuzeigen. Bei der Prüfung der Geschäftsführung ist festzustellen, ob sie nach den in den Satzungen verankerten Grundsätzen erfolgt. Ferner ist zu prüfen, ob die Aufsichts- und Kontrolltätigkeit der satzungsmäßig besteilten Organe ausreichend ist.

4.4 Der Revisor hat auch zu prüfen, ob beim Abschluss von Rechtsgeschäften die allfällig erforderliche kirchenbehördliche Genehmigung eingeholt wurde.

4.5 Unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit kann neben der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit auch die Effektivität des Personaleinsatzes im Hinblick auf die vorgegebenen Zielsetzungen der zu prüfenden Einrichtung einer Kontrolle unterzogen werden.

4.6 Der Revisor hat zu prüfen, ob nach den bestehenden Vorschriften die Gebarung im Rahmen eines Haushaltsplanes und eines Rechnungsabschlusses erfolgt und ob diese Rechnungswerke in formeller und materieller Hinsicht richtig sind.

D) Abschluss der Revision durch die Kontrollstelle

1. Das Ergebnis der Revision ist in einem vorläufigen Prüfbericht klar, objektiv und vollständig darzustellen.

Dieser Prüfbericht ist mit dem Leiter der geprüften Stelle zu besprechen. Sachlich berechtigte Einwendungen sind für den endgültigen Prüfbericht zu berücksichtigen.

2. Den endgültigen Prüfbericht gibt die Kontrollstelle an — den Finanzreferenten der Österreichischen Bischofskonferenz,

den betroffenen Referatsbischof und
den Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz weiter.

Letzterer muss bei sofortigem Handlungsbedarf die notwendigen Anordnungen treffen und kann auch die Behebung von Mangeln kurzfristig veranlassen.

Die Prüfberichte der Kontrollstelle, die Gegenäußerungen der Dienststellen und eine eventuelle Antwort des Prüfers werden der Herbstsitzung der Finanzkommission vorgelegt. Erklärt sich die Finanzkommission mit dem Inhalt des Prüfberichtes für einverstanden, stellt der Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz diesen der revidierten Stelle zu und spricht gegenüber dieser gleichzeitig für den Revisionszeitraum schriftlich die Entlastung aus. Der Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz kann – entsprechend der Beschlussfassung der ÖBK – im Entlastungsschreiben die Behebung von im Prüfbericht aufgezeigten Mängeln verbindlich anordnen.

Einrichtungen, die nicht direkt dem Sekretariat der Bischofskonferenz unterstellt sind, wird die Kenntnisnahme mitgeteilt.

3. Je eine Kopie des Prüfberichtes und des Entlastungsschreibens erhalten der Leiter der revidierten Stelle und die Kontrollstelle.

4. Nach angemessener Zeit überprüft die Kontrollstelle, oh die vom Sekretar der Österreichischen Bischofskonferenz angeordneten Maßnahmen tatsächlich eingeleitet bzw. verwirklicht worden sind; diese Ergebnisse werden im nächsten Revisionsbericht festgehalten.

E) Zuständigkeit

1. Die Kontrollstelle wird Erfahrungen, die sie bei den Prüfungen gewinnt, oder Anregungen, die ihr vorgelegt werden und die sich auf Kontenrahmen, Kontierung, Belegausstattung, Haushaltsplangestaltung u. a. beziehen, als Anträge an den Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz richten.

2. Die von der Kontrollstelle zu überprüfenden Einrichtungen werden in einer vom Sekretar der Österreichischen Bischofskonferenz zu bestätigenden Auflistung festgehalten.

3. Um die Kontrollstelle auf dem Laufenden zu halten, ist sie von der Errichtung oder Auflassung von Einrichtungen, von der Änderung der Aufgabenbereiche der Einrichtungen sowie von der Einsetzung neuer Leiter schriftlich zu benachrichtigen. Dies kann entfallen, wenn die genannten Vorgänge im „Amtsblatt der Österreichischen Bischofskonferenz“ verlautbart werden.

4. Allfällige Abänderungen dieser Liste sind vom Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz zu genehmigen. Die jeweils aktuelle Liste kann in der Kontrollstelle jederzeit eingesehen werden.

5. Die Leiter haben die Neubesetzung der Stelle eines Kassenverwalters oder Buchführers ihrer Einrichtung der Kontrollstelle schriftlich bekanntzugeben.

6. Alle in der Liste angeführten Einrichtungen haben mangels anderer Weisung die jeweilige Jahresabrechnung, falls diese durch externe Einrichtungen geprüft wird samt Prüfungsbericht, bis spätestens 30. Juni des Folgejahres dem Sekretariat der Österreichischen Bischofskonferenz vorzulegen.

7. Bei Einrichtungen, die regelmäßig extern (z. B. durch einen Wirtschaftstreuhänder) geprüft werden, richten sich Inhalt und Umfang der Prüfung nach dem konkreten Auftrag, der vom Sekretär der Österreichischen Bischofskonferenz nach Rucksprache mit der Kontrollstelle zu bestätigen ist.

Beschlossen von der Österreichischen Bischofskonferenz am 6. April 1995.