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#023: Das Mitarbeiter:innen-Gespräch 

Andrea Rumpold: Herzlich willkommen und Hallo bei einer neuen Folge des Betriebsrat-Podcasts. Alle Jahre wieder kommt das Mitarbeiter:innengespräch, aber seit 2023 eben neu. Nämlich jetzt gibt es jährlich ein Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch. Und was hier neu ist, was gleichbleibt und was sehr sinnvoll ist, das bespreche ich heute mit Frau Mag. Daniela Kundmann-Kolm, der Leiterin der Fakultäten-Servicestelle, internistischen Leiterin der Studienabteilung. Liebe Daniela, herzlich willkommen im Studio.

Daniela Kundmann-Kolm: Vielen Dank für die Einladung, Andrea, und guten Morgen auch von meiner Seite.

Andrea Rumpold: Und, dass du heute meine Gesprächspartnerin bist, das hat einen besonderen Grund. Nicht nur, dass du meine Vorgesetzte bist und wir zwei ja unser Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch schon absolviert haben. Nein, eben als Leiterin der FSS mit den ganzen Prüfungsreferaten und der Studienabteilung, da kommt schon was an Mitarbeiter:innen zusammen. Und den Job machst du ja schon einige Zeit. Jetzt meine erste Frage. Wie viele Gespräche, wie viele Mitarbeiter:innen-Gespräche, hast du denn schon geführt?

Daniela Kundmann-Kolm: Es sind ziemlich viele. Natürlich habe ich jetzt keine Strichel-Liste, die ich seit Jahren führe. Ich habe jetzt extra eine Auswertung machen lassen von der Abteilung VIS. Und tatsächlich sind es mit Stand heute 665 Mitarbeiter:innen-Gespräche, die ich geführt habe.

Andrea Rumpold: Also eine praktizierende Spezialistin! Drum eben bist du meine Gesprächspartnerin und wir reden jetzt über alles Neue. Neuer Name, neue Masken bzw. mehr Informationen für Führungskraft und für Mitarbeiter:innen. Was ist denn neu für Führungskräfte? Wie bereitest du dich auf solche Gespräche vor?

Daniela Kundmann-Kolm: Gut, grundsätzlich neu in dem Sinn ist jetzt für mich eher wenig. Mehr die VIS-Tools, die jetzt neu programmiert worden sind. Also, die Vorbereitung schaut so aus, dass wir erstens einmal schauen, was haben wir im vergangenen Jahr vereinbart? Welche Ziele haben wir uns gesteckt? Welche Fortbildungen haben wir vereinbart, die absolviert werden sollen? Was ist mein Eindruck, ob Ziele erreicht worden sind? Ich mache mir auch unter dem Jahr schon Notizen und Gedanken, was ich bei Mitarbeiter:innen im Jahresgespräch dann ansprechen werde. Und in gleicher Folge bereiten sich dann auch Mitarbeiterinnen darauf vor.

Andrea Rumpold: Da rede ich gleich weiter. Und zwar wir haben gesagt, also neue bzw. modifizierte und sehr ausführliche und hilfreiche Informationen sind abrufbar, das sage ich danach noch, auf der Website eben. Es gibt eine Checkliste, z. B. für Führungskräfte und auch für die Mitarbeiter:innen, dann einen Leitfaden und sogar Stichworte bzw. eine Liste mit möglichen Gesprächsthemen. Und, das finde ich eigentlich sehr gut, denn manchmal, man kennt es, man geht zum Arzt und erst danach weiß man wieder, was man eigentlich fragen wollte. Und so kann man sich gut vorbereiten. Und merkst du das, dass es eine bessere Gesprächssituation gibt, eben durch diese Möglichkeit der besseren Vorbereitung?

Daniela Kundmann-Kolm: Ja, man muss unterscheiden, ob jemand schon mehrere, auch als Mitarbeiter:in, mehrere Gespräche geführt hat. Also, die wissen ja grundsätzlich, was auf sie zukommt, was so ein Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch für Inhalte hat, worüber man spricht, was man vereinbart. Für neue Kolleg:innen ist der neue Leitfaden und diese Checkliste sicher hilfreich, weil hier ja auch differenziert wird zwischen wissenschaftlichem Personal und allgemeinem Personal. Also, da hat man jetzt klare Unterscheidungen gemacht in der Checkliste.

Andrea Rumpold: Genau. Und es ist also einmal jährlich verpflichtend. Was heißt denn verpflichtend? Es wird das natürlich gemäß dem Leitbild vereinbart.

Daniela Kundmann-Kolm: Also, als Verpflichtung sehe ich dieses Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch nicht, sondern mir persönlich ist es auch ein Anliegen, dass ich mir zumindest einmal im Jahr wirklich einen Termin setze, wo ich dann mit meiner Mitarbeiterin, mit meinem Mitarbeiter ein vertrauliches Gespräch führe.

Andrea Rumpold: Ja, das ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter natürlich wirklich auch sehr gut. Und wie gesagt, wir haben das Leitbild schon angesprochen und ich zitiere daraus jetzt. Da steht drinnen: „Wir pflegen eine offene und ehrliche Kommunikation auf Augenhöhe. Die Wertschätzung der persönlichen Lebensleistung und ein solidarischer Umgang miteinander sind uns wichtig.“ Und genau um das geht es. Und unterm Jahr sind ja so und so Besprechungen wichtig und möglich natürlich. Ich kann ich mich immer zu der Leitung, zu meiner Leiterin, zu meinem Leiter, an ihn wenden oder an sie wenden. Aber dieses Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch ist ja jetzt ganz was anderes und soll auch was anderes sein. Welchen Eindruck hast denn du? Sind diese terminisierten Einzelgespräche wichtig und richtig?

Daniela Kundmann-Kolm: Ja, ich halte sie für sehr wichtig, weil das ja eigentlich auch das einzige Mal im Jahr ist, wo man dann schriftlich etwas vereinbart. Das heißt, beide Personen, Führungskraft und Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, unterschreiben dann, was für das kommende Jahr vereinbart wurde. Und das ist bei herkömmlichen Gesprächen, die man unter dem Jahr hat, eigentlich nicht der Fall, dass man das dort schriftlich vereinbart hat. 

Andrea Rumpold: Ja, genau. Und jetzt haben wir schon was angesprochen: man unterschreibt, man vereinbart Ziele. Was passiert denn, wenn ich die jetzt nicht ganz erfüllt habe?

Daniela Kundmann-Kolm: Auch kein Drama! Also man schaut erstens einmal, was hat man eben vereinbart? Gibt es irgendwelche Gründe, warum das nicht eingehalten werden konnte? Das kann jetzt beispielsweise sein, dass ein Auftrag oder ein Ziel war, man lernt eine neue Kollegin ein, man unterstützt sie. Und wenn die Kollegin aber dann mittlerweile das Dienstverhältnis zur Universität gelöst hat, ist logischerweise dieses Ziel nicht erfüllbar gewesen. Oder es gibt neue, viel dringendere Aufgaben, die in der Abteilung erledigt werden müssen. Und dann kann es sein, dass das ein Grund war, warum das nicht erfüllt worden ist. Und natürlich gibt es auch persönliche, private Gründe, warum jemand jetzt vielleicht nicht den Fokus auf die Erzielung eines oder Erreichen eines Ziels gelegt hat.

Andrea Rumpold: Ja, und dafür ist das Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch ja auch da, dass man das klären kann und die Gründe nennen kann, warum, wieso und so weiter. Und wie lange dauert so ein Gespräch? Das wird ja individuell sein.

Daniela Kundmann-Kolm: Ja, in der Regel zwischen einer halben Stunde und einer Stunde.

Andrea Rumpold: Und, wenn ich jetzt aber Probleme habe oder Unterstützung brauche, das haben wir schon besprochen, dann kann ich ja unter dem Jahr immer einen Termin vereinbaren. Wenn ich jetzt das Gefühl habe, ich brauche aber dieses Jahresgespräch oder das Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch und das war mir zu kurz, dann kann ich einen weiteren Termin buchen oder mit der Leitung vereinbaren. Und wenn es ist, haben wir nachgelesen, dann kann ich auch ein Coaching über die Personalentwicklung beantragen und machen. Das ist auch eine sehr gute Sache. Jetzt haben wir besprochen, prinzipiell übernimmt die Führungskraft, das heißt der oder die Dienstvorgesetzte, dieses Gespräch. Und, wenn es jetzt aber zu viele Mitarbeiter:innen sind, so wie in deinem Fall zum Beispiel, dann können einzelne Gruppen auch, dann kann das Gespräch bei einzelnen Gruppen auch mit der Fachvorgesetzten oder der Fachvorgesetzten stattfinden.

Daniela Kundmann-Kolm: Genau! Das heißt, in diesem Fall übernimmt dann diese Person die Terminvereinbarung, führt das Mitarbeiter:innenjahresgespräch durch und vereinbart dann auch die Ziele.

Andrea Rumpold: Ja, sehr gut. Und ich kann mich natürlich wie immer auf Vertraulichkeit, Verbindlichkeit und Diskretion verlassen, weil das ist ja ganz wichtig. Diese Gespräche sind ja wirklich absolut vertraulich.

Daniela Kundmann-Kolm: Ja!

Andrea Rumpold: Ja, eben. Und das ist das Gute, dass ich das auch weiß und mich da darauf einlassen kann. Und wenn jetzt das Gespräch fertig ist, was machst du als Führungskraft?

Daniela Kundmann-Kolm: Ja, zuerst erfasse ich im VIS, dass ich das Mitarbeiter:innenjahresgespräch abgehalten habe. Das heißt also, ich klicke dort auf „Abgehalten“. Gegebenenfalls erfasse ich dort auch den Bildungsbedarf, den wir vereinbart haben. Dann scanne ich die Vereinbarung, die unterschriebene, ein und übermittle das dann an die betreffende Mitarbeiterin, den betreffenden Mitarbeiter. Gleichzeitig führe ich für mich dann noch parallel eine Liste, wo ich den Bildungsbedarf aufliste, und zwar aus dem Grund, weil ich ja dann im Anschluss an die Gespräche schauen muss, ist jetzt ein Bildungsbedarf dabei, den das Fortbildungsangebot der Personalentwicklung nicht abdecken kann? Oder, wenn jetzt mehrfach zum Beispiel „Englisch im Arbeitsalltag“ genannt wird, dass ich dann schaue, dass wir für die Abteilung, für die betroffenen Bereiche dann bedarfsorientierte Fortbildungen organisieren können?

Andrea Rumpold: Ja, das ist eine sehr gute Sache! Das hatten wir in der Studienabteilung bzw. übergreifend dann auch andere Mitarbeiter:innen im Prüfungsreferat bzw. in der FSS selbst hatten wir einen wunderschönen Kurs „Sensibilisierung, Internationalisierung“ und das wird dann wirklich spezifisch vereinbart. Das ist auch eine sehr gute Sache, die durch dieses Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch rausschaut.

Für Ihr Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch im Jahr 2024, liebe Kolleginnen, liebe Kollegen, auf der Seite der Personalentwicklung unter Mitarbeiter:innen-Jahresgespräch, da finden Sie alle Informationen. Das ist eine sehr schöne Seite mit wirklich sehr vielen und wirklich hilfreichen Details. Man kann sich vorab informieren, man kann sich vorbereiten. Denn man sollte dieses Gespräch, wie wir jetzt im Interview schon gehört haben, wirklich nutzen, das Arbeitsjahr Revue passieren zu lassen und neue Ziele zu vereinbaren. Und man muss sich immer im Klaren sein, das gilt für beide Seiten, das gilt für uns als Mitarbeiter:innen und das gilt auch für alle Führungskräfte. Man hat sich zusammengesetzt, man hat das besprochen, man hat vereinbart. Das ist doch was Gutes. Und in diesem Sinne, liebe Daniela, vielen Dank, dass du bei uns im Studio warst. Das war ein sehr interessantes Gespräch!

Daniela Kundmann-Kolm: Vielen Dank für die Einladung, Andrea.

Andrea Rumpold: Und an Sie, liebe Kollegin und lieber Kollege, wir wünschen alles, alles Gute für 2024.