#027: Uni-App für Mitarbeiter:innen
Andrea Rumpold: Herzlich willkommen und Hallo zum Betriebsrat-Podcast. Es hat gedauert., jetzt aber sind wir wieder da mit einem aktuellen Thema, das für uns Mitarbeiter:innen besonders wichtig ist. Und somit nutze ich das und ich wünsche Ihnen das Beste für das neue Jahr und hoffe, dass Sie da gut reingestartet sind. Wir starten nämlich nun auch, mit einem sehr tollen Thema und dazu begrüße ich sehr herzlich Günther Polig. Günther Polig ist vom ZID, vom Zentralen Informatikdienst der Universität Innsbruck, und da ist er der Leiter der Verwaltungsinformationssysteme, uns allen als das VIS bekannt. Herzlich willkommen, Günther, im Studio.
Günther Polig: Hallo Andrea!
Andrea Rumpold: So und nach ZID und VIS und so weiter, geht es gleich weiter mit Abkürzungen. Und es geht nämlich heute die App, die App der Universität Innsbruck, kurz die Uni-App. Und Günther, vor fünf Jahren ist die Uni-App ja eingeführt worden, damals praktisch mit Diensten für Studierende, aber jetzt, seit Dezember 2024, gibt es was Neues, nämlich sozusagen die Mitarbeiter:innen-Ausgabe. Wie schaut das aus? Was gibt es denn da jetzt?
Günther Polig: Genau, also wie du erzählt hast, gibt es die Uni-App seit Wintersemester 2019. Die Uni-App hatte ursprünglich den Fokus auf Studierende, also Zielgruppe Studierende, sie in ihrer Tätigkeit an der Uni zu unterstützen und ab 2024, also Ende 2024, haben wir diese Uni-App jetzt um Mitarbeiter:innen-Funktionen erweitert.
Andrea Rumpold: Ja, das kann man ja … Erstens haben wir alle ein E-Mail bekommen, also wir haben uns das dann anschauen können, und wer ein bisschen Zeit gehabt hat im Dezember, hat sich es auch schon angeschaut und ein bisschen herumgespielt. Was gibt es denn da Neues jetzt?
Günther Polig: Wir haben einige Funktionen hineingegeben, und zwar einmal die Zeiterfassung für Mitarbeiter:innen, auch die Urlaubsbeantragung. Und diese zwei ersten Funktionen dienen primär für die Mitarbeiter:innen in ihrer persönlichen Verwendung. Sie können Urlaube beantragen, sie können in der Zeiterfassung Korrekturbuchungen machen, Sie sehen ihre aktuellen Zeitguthaben und das ist praktisch mobil am Handy und optimiert für das Handy in der Uni-App.
Andrea Rumpold: Genau! Und wie gesagt, ich habe natürlich herumgespielt. Ich habe gesehen, man kann sich da das Dashboard, also quasi die Startseite, jetzt selbst einrichten. Das ist ja sehr praktisch. Das macht man über Einstellungen. Da kann ich mir eben alles, was du jetzt gesagt hast, auf die erste Seite holen, dass ich das gleich sehe, oder?
Günther Polig: Genau. Ich kann am Dashboard, das kann ich mir individuell einstellen und da kann ich zum Beispiel dann für die Zeiterfassung ein Widget, also eine Übersicht einblenden, wo ich den aktuellen Zeitsaldo sehe, wo ich sehe, wenn ich zum Beispiel eine Fehlbuchung habe, die ich korrigieren kann und auch den Urlaubsrest, den ich aktuell verfügbar habe. Ich kann mir auch einblenden das aktuelle Menü in der Mensa, das sehr praktisch ist, wenn ich regelmäßig die Mensa besuche. Wenn ich das nicht mache, wenn ich zu Hause esse und ich brauche das nicht, dann lasse ich das einfach weg und blende mir zum Beispiel die News ein von der Universität, die ich da gleich beim Start der App dann sehen kann.
Andrea Rumpold: Sehen kann, genau. Und jetzt ist natürlich meine Frage: Aber weshalb eine App? Wenn ich in die Uni gehe, schalte ich meinen Computer ein, da habe ich ja auch alles Mögliche. Weshalb eine App? Was ist denn da der Mehrwert?
Günther Polig: Genau, das ist auch der Grund, weshalb wir jetzt mit diesen Mitarbeiterfunktionen erst später gekommen sind. Wenn wir das bei den Studierenden anschauen, dann ist es ja so, dass die sehr mobil sind. Sie sind in den Hörsälen, sie sind am Campus, sie sind in den Lernzonen. Und da haben wir mit der App ursprünglich gedacht, eine App ist insofern praktisch, weil sie das verwenden. Also jeder verwendet die App, jeder hat das bei der Hand und kann da sehr schnell die Sachen machen, die er natürlich im LFU:online auch machen kann. Und das ist sehr, sehr gut angekommen bei den Studierenden. Das heißt, wir haben sehr hohe Zugriffszahlen bei den Studierenden. Und jetzt haben wir uns gedacht, bei den Mitarbeiter:innen, da wäre es ja sinnvoll, dass wir nicht jetzt das komplette VIS in die App geben, sondern Funktionen, die in der persönlichen Verwendung und auch in der mobilen Verwendung für Mitarbeiter:innen praktisch sind, dass wir die in die App hineingeben. Und dazu zählt zum Beispiel auch die Zeiterfassung oder die Urlaubsverwaltung, weil ich kann ja am Wochenende zum Beispiel kurzfristig einen Urlaub beantragen. Ich kann auch einmal einen Zeitausgleich beantragen und mache das auch sehr bequem am Handy und muss nicht den Arbeitsplatz einschalten oder den Laptop einschalten und das dann am Arbeitsplatz machen, sozusagen.
Andrea Rumpold: Also es ist jetzt nicht so, weil ich könnte mir ja denken: „Mein Gott, jetzt habe ich eine App, wo ich auch ins VIS reinkomme, muss ich jetzt 24 Stunden am Tag, Muss ich jetzt da präsent sein?“ Nein, das ist überhaupt nicht das Ziel.
Günther Polig: Nein, das ist nicht die Absicht. Das ist nicht das Ziel. Die Absicht ist einfach, einen Mehrwert zu bieten, in der mobilen Verwendung der App. Auch beispielsweise so Sachen wie eine Personensuche. Das ist sehr praktisch, weil wenn ich jetzt angenommen, ich hätte mich jetzt verspätet heute für diesen Termin, dann wäre ich in die App hineingegangen, hätte das BfÖ, das Sekretariat, rausgesucht, wo wir jetzt den Podcast aufnehmen. Im Gehen hätte ich praktisch schon nachgeschaut und angerufen. Und das ist das Praktische und das das Nützliche bei der App, wo ich eben im Gegensatz zu den Anwendungen, die wir am Arbeitsplatz bereitstellen, einen Mehrwert schaffe.
Andrea Rumpold: Genau, also es ist wirklich, wenn ich eine kurze Wartezeit habe, vor einem Termin oder so irgendwas, während meiner Arbeitszeit, dann kann ich die App sehr gut nutzen, weil ich den Laptop nicht dabei habe, oder was auch immer. Genau. Ja, sehr gut. Und da wird ja zukünftig noch mehr geplant.
Günther Polig: Ja, es ist noch mehr geplant, zu den Funktionen wie Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung, werden die Formulare für die Antragstellung, zum Beispiel von dem Zuschuss für das Öffiticket oder für eine Adressänderung zum Beispiel, die werden auch in der App bereitgestellt. Das gibt es jetzt bereits im VIS unter persönliche Daten, aber das wird auch für die App optimiert. Und auch für Vorgesetzte gibt es dann die Möglichkeit, zum Beispiel Urlaube und Zeitausgleiche in der App zu genehmigen. Das sind ja auch Funktionen, die ich vielleicht als Vorgesetzter mal zwischen zwei Sitzungsterminen schnell machen kann. Ich bin nicht im Büro, ich habe aber das Handy dabei und kann dann zum Beispiel einen Urlaub schnell genehmigen. Hat den Vorteil für die Mitarbeiterinnen, dass sie dann auch schneller Feedback bekommen, weil der Vorgesetzte vielleicht nicht am Arbeitsplatz ist und da eben über die Handy-App das dann sehr, sehr bequem machen kann.
Andrea Rumpold: Es gibt also demnach auch verschiedene Zugriffsrechte, als Studierender, als Mitarbeiter:in, als Vorgesetzte zum Beispiel und so weiter, oder?
Günther Polig: Genau. Also die Zugriffsrechte sind gleich geregelt wie in VIS und LFU:online. Ich kann die App theoretisch auch anonym benutzen, allerdings nur mit den öffentlichen Funktionen der App, zum Beispiel das öffentliche Vorlesungsverzeichnis oder auch die News-Meldungen, auf die hat jeder Zugriff. Aber ansonsten melde ich mich in der App an und kann dann, je nach Berechtigung, auf meine persönlichen Funktionen zugreifen. Und wenn ich Studierender bin, dann kann ich auch auf Sachen aus LFU:online zugreifen, wie eben die Anmeldungen zu Lehrveranstaltungen, die Anmeldungen zu Prüfungen und auch Prüfungsergebnisse abfragen. Sehr gut.
Andrea Rumpold: Jetzt reden wir schon da von der App jetzt natürlich. Ich brauche ein Handy und ich muss die App runterladen. Da gibt es aber keine Schwierigkeiten, oder? Weil das habe ich einmal im Google Play und einmal im Apple Store und so weiter.
Günther Polig: Genau. Also das Runterladen der App ist sehr einfach. Ich gehe in den Google Play Store oder in den Apple Store, suche nach „Universität Innsbruck“ und finde dann die App und kann sie einfach am Handy installieren. Das ist sehr einfach.
Andrea Rumpold: Das ist gut. Und manche sind ja Apps gegenüber skeptisch, sollte man ja auch sein, weil es gibt ja sehr viel und so weiter. Aber wie ist das jetzt mit der Uni-App? Muss ich da, habe ich da Bedenken, wenn ich mir die runterlade?
Günther Polig: Die App ist eine App, die wir bei uns in der Abteilung, also ein Mitarbeiter von mir gemacht, entwickelt hat, also eine In-House-Entwicklung. Die App ist sehr schlank gehalten, also sehr klein auch, wenn man das sieht, braucht sehr wenig Platz und die App braucht sehr wenige Berechtigungen. Also wenn ich die App herunterlade und installiere, dann bekomme ich einen Hinweis, ob ich Benachrichtigungen zulassen möchte. Das ist die einzige Berechtigung, die wir auf Handy-Ebene brauchen, weil wir ja in der App auch so Nachrichten oder Push-Meldungen schicken können. Das geht auch, wenn ich die Handy-App geschlossen habe, also nicht gestartet habe. Das ist aber wirklich die einzige Berechtigung. Also Berechtigungen wie Standortdaten, Zugriff auf die Kamera, auf das Dateisystem, die sind nicht notwendig und werden auch nicht durch die App verwendet.
Andrea Rumpold: Ja, das klingt auf jeden Fall gut und vertrauenswürdig. Und jetzt meine letzte Frage: Wie wird denn die App genutzt? Das könnt ihr ja mitverfolgen.
Günther Polig: Die App ist sehr stark genutzt. Wir haben insgesamt seit Einführung der App 130.000 Downloads, also 130.000 Installationen. Und wenn man es jetzt in der Verwendung insgesamt anschaut, dann ist es an Tagen, wo jetzt Semesterbeginn ist, oder Semesterende, also da wo die Studierenden sehr, sehr aktiv sind, haben wir am Tag so an die 29.000 Verwendungen, also Benutzungen. Das sind praktisch die User, die am Tag die Handy-App verwenden, also wirklich aktiv einsteigen und verwenden. Im Semester, also in der Semestermitte, sind es ca. 23.000 User. Und wenn man es jetzt vergleicht zu den aktiven Studierenden, da ist es so, dass circa 80% der Studierenden die Handy-App auch aktiv verwenden. Und bei Mitarbeiterinnen, da sind es aktuell 7% der gesamten Handynutzer. In absoluten Zahlen sind es ca. 2000 Mitarbeiter schon.
Andrea Rumpold: Oh ja, oh ja. Und wie gesagt, das ist ja jetzt erst im Dezember rausgekommen, muss man dazu sagen. Also man hat ja noch Zeit. Wir können es nur empfehlen, denke ich mir, oder? Wir können es nur empfehlen: Laden Sie sich doch die App runter. Das ist wirklich eine tolle Sache, wenn Sie es nicht schon haben, aber jetzt mit den Zusätzen für Mitarbeiter:innen. sehr toll. Man kann ein bisschen rumspielen und sich eben die Startseite, das Dashboard, schön einrichten und hat das immer alles sehr parat. Also ich denke, Günter, du sagst auch: Ja, genau! Los.
Günther Polig: Los!
Andrea Rumpold: Dann würde ich sagen, wir wünschen allen einen schönen Arbeitstag und nutzen Sie die App, machen Sie es vielleicht gleich und richten Sie sich schön ein. Und bei der nächsten Zeit, wenn Sie irgendwo vor einem Termin sind oder so was, könnten Sie schon an der App etwas machen, sage ich einfach so. Vielen Dank für den Besuch. Danke für diese interessanten Neuigkeiten. Wir freuen uns!
Günther Polig: Vielen Dank auch von meiner Seite, Andrea!