Das Digitalisierungsprojekt RIS Synergy: Prozesse und Metadaten im Forschungszyklus.
Elena Fürst, Michael Greil
Einleitung: Das Projekt RIS Synergy
Das Digitalisierungsprojekt RIS Synergy schafft Entlastung und Sichtbarkeit für den österreichischen Wissenschaftsbetrieb durch das Festlegen von Standards, die Digitalisierung von Services und die Vernetzung von Expertise.
Im Projekt werden offene Zugangs- bzw. Austauschmöglichkeiten für Systeme von Fördergebern, Forschungsstätten und der öffentlichen Verwaltung erarbeitet. Dies schafft die nachhaltige und zukunftsweisende Basis für die Digitalisierung der österreichischen Forschungslandschaft. Durch den standardisierten Austausch von Metadaten werden die Forschenden entlastet, die Effizienz und Qualität im Forschungssupport erhöht und die Datenqualität des Forschungsoutputs verbessert. Das Vernetzen von Forschungsinformationen, Initiativen, Projekten und Services ermöglicht eine fundierte und vielfältige Darstellung des Forschungsstandorts Österreich für alle forschungsrelevanten Akteure.
Im ersten Teil dieses Beitrags wird das Setup inklusive Projektmanagement und Entscheidungsfindungsprozesse des Digitalisierungsprojektes vorgestellt. Im zweiten Teil wird der konkrete Metaprozess, der die Grundlage der RIS Synergy Schnittstellen darstellt, präsentiert und das Datenaustauschformat beleuchtet.
Projektmanagement: Das Bottom-up Prinzip
Während frühere Initiativen mit ähnlicher Zielsetzung durch Universitätsleitungen oder Bundesministerium top-down konzipiert wurden, verfolgt RIS Synergy einen lösungsorientierten Bottom-up-Ansatz und regt damit ein selbstständiges Change-Management an, das weitgehend durch interne Faktoren motiviert ist. Zu diesem Zweck findet die Zusammenarbeit in erster Linie zwischen den Abteilungen des mittleren Managements statt, die in den täglichen Betrieb von CRIS und Repositorien eingebunden sind und daher ein besseres Verständnis für die anstehenden Aufgaben haben. RIS Synergy setzt einen Veränderungsprozess in Gang, bei dem die teilnehmenden Einrichtungen zunächst ihre Bedürfnisse äußern und dann kollaborativ an der Umsetzung gemeinsamer Lösungen arbeiten.
Um ein Projekt in einem so großen Konsortium erfolgreich durchführen zu können, ist es notwendig, ein gemeinsames Verständnis von Schlüsselaspekten wie Terminologie, Organisationsstrukturen oder den verschiedenen CRIS-Systemen und deren Anforderungen zu definieren. Zu diesem Zweck analysierte das Projektteam zunächst die Landschaft der Forschungsinformationsysteme aller Projektpartner und diskutierte sowohl Gemeinsamkeiten als auch Unterschiede. Eines der ersten Ziele war es beispielsweise, ein gemeinsames Verständnis des Forschungszyklus in den Partnereinrichtungen zu finden. Um dies zu
erreichen, modellierte das Projektteam einen Metaprozess, der den gesamten Arbeitsablauf eines Forschungsprojekts abbildet. Während der Anforderungsdefinition und der Beschreibung der Anwendungsfälle der RIS Synergy Schnittstellen wurden zudem ein projektweites Glossar und ein Vokabular erstellt, um das gemeinsame Verständnis der Schlüsselbegriffe und -prozesse zu dokumentieren.
Metadaten und Prozesse im Forschungszyklus
Um den unterschiedlichen Systemkonfigurationen der Partnerinstitutionen gerecht zu werden, verfolgt RIS Synergy das Ziel der Standardisierung: Die von RIS Synergy entwickelten Schnittstellen sind konform mit dem Common European Research Information Format (CERIF) und den OpenAIRE Guidelines. Da Forschungseinrichtungen und Förderorganisationen unterschiedliche Datenmanagementsysteme verwenden - einige sind Produkte von Drittanbietern wie PURE, während andere in-house entwickelt wurden - besteht eine der Herausforderungen in RIS Synergy darin, diese Systeme zu synchronisieren. Die Verwendung eines internationalen offenen Standards wie CERIF ist der ideale Weg, dies zu tun. Das bedeutet, dass die individuellen Anforderungen der Projektpartner berücksichtigt werden können, indem einzelne Felder dem Standard hinzugefügt werden, während die klare Struktur, die CERIF bietet, erhalten bleibt.
Die Entscheidung, Datenschnittstellen auf der Grundlage des Datenaustauschformats von OpenAIRE zu entwickeln, wurde vom gesamten Projektkonsortium getroffen, was wiederum mit dem Bottom-up-Ansatz von RIS Synergy übereinstimmt und darüber hinaus ein langfristiges Engagement aller Projektpartner gewährleistet.
Kurzbiografien
Elena Fürst: Elena arbeitet als Bibliothekarin an der Universitätsbibliothek Wien und ist Projektmitarbeiterin in RIS Synergy.
Michael Greil: Michael ist an der Universitätsbibliothek Wien für die Leitung des Forschungsinformationssystems der Universität Wien verantwortlich. Im Projekt RIS Synergy nimmt er die Rolle des stellvertretenden Projektleiters an der Universität Wien wahr.