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Erhebung und Analyse von Publikationskosten an österreichischen Universitäten

Christian Kaier und Kerstin Grossmaier-Stieg

Die derzeit verwendeten Finanzierungsmodelle für Open-Access-Publikationen sind sehr heterogen und dynamisch, zudem werden Open-Access-Publikationen an Institutionen oft an einer Vielzahl von zentralen, aber vor allem dezentralen Einheiten einer Einrichtung oder externen Stellen finanziert (Transformative Agreements, Publikationsfonds, Zahlung von Einzel-APCs durch Institute, Lehrstühle, Kliniken, Forschungsförderer u.ä.). Durch die wachsende Anzahl an Open-Access-Initiativen und Geschäftsmodellen, sowie zentralen, dezentralen und externen Finanzierungsmöglichkeiten, herrscht an vielen Einrichtungen wenig Kostentransparenz. Um Kosten proaktiv zu steuern und Budgetmittel effizient einsetzen zu können, bedarf es eines Gesamtüberblicks über alle Publikationskosten an einer Institution. Die für die strategische Planung der angestrebten Open-Access-Transformation wichtige Erfassung und Zuordnung von Kosten zu Publikationen stellt eine große Herausforderung dar. Teilprojekt 3 von AT2OA2 hat sich zum Ziel gesetzt, die Transparenz im Bereich der (Open-Access-)Publikationskosten zu verbessern. Diese Kostentransparenz stellt auch eine wichtige Voraussetzung für den effizienten Ressourceneinsatz an einer Einrichtung dar, ebenso wie für ein zentrales Informationsbudget, wie es derzeit intensiv diskutiert wird.

In Zusammenarbeit und Abstimmung mit Buchhaltungsabteilungen werden im Rahmen von TP3 Erhebungen und Analysen von Publikationskosten der Projektpartner durchgeführt und praktische Handlungsanleitungen entwickelt, um Publikationskosten eindeutig identifizieren, zuordnen und ausweisen zu können. Dabei wird großer Wert auf Austausch und Vernetzung mit Kolleg*innen aus dem Ausland gelegt, so wurde 2022 ein Workshop mit internationalen Vortragenden abgehalten, und TP3 bei einer internationalen Tagung in Deutschland präsentiert.

Die in TP3 erarbeitete „Empfehlung zur Erhebung, Analyse und Steuerung von Open-Access-Publikationskosten an österreichischen Universitäten und Forschungseinrichtungen“ soll auf Leitungsebene Bewusstsein für die Notwendigkeit eines Gesamtüberblicks über sämtliche Kosten für Open Access schaffen. Informationsmaterialien für Mitarbeiter*innen von Buchhaltungsabteilungen und dezentralen Einheiten, die Open-Access-Kosten erfassen, sollen ein gemeinsames Verständnis sicherstellen und Grundlagen der Open-Access-Finanzierung jenen Personen verständlich machen, die mit der Buchung von Publikationskosten zu tun haben. Möglichst standardisierte Workflows für die Kostenerfassung werden entwickelt, um effiziente Abläufe und die Vergleichbarkeit von Publikationskosten sicherzustellen. Darüber hinaus werden in TP3 Modelle und Vorschläge für eine adäquate Darstellung von Publikationskosten in Statistiken entwickelt. Nicht zuletzt beschäftigt sich TP3 auch mit dem Thema Publikationskosten aus Drittmittelprojekten, das im Zuge der Umstellung der Publikationskostenadministration bei FWF-Projekten aktuell besonders relevant ist.

Der Beitrag bietet einen Überblick über Themen und erste Ergebnisse von TP3 sowie einen Ausblick auf die noch bis Projektende geplanten Ziele im Rahmen von TP3 und das ambitionierte Ziel eines Informationsbudgets für wissenschaftliche Einrichtungen.

Kursbiografien

Mag. Christian Kaier leitet die Fachgruppe Publikationsservices an der TU Wien Bibliothek. Er hat davor unter anderem die Publikationsfonds für Open-Access-Artikel und -Bücher an der UB Graz betreut und beschäftigt sich seit 2017 mit der Erfassung und Analyse von Publikationskosten.

Mag. Kerstin Grossmaier-Stieg MSc ist Leiterin der Universitätsbibliothek der Medizinischen Universität Graz. Sie beschäftigt sich seit vielen Jahren mit dem Thema Open Access, vor allem im Zusammenhang mit der Lizensierung von elektronischen Ressourcen, und leitet gemeinsam mit Mag. Christian Kaier das Teilprojekt 3 im Rahmen von AT2OA2.