Anleitung : Digital Workspace

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Mit dem Digital Workspace ist es möglich wichtige Arbeitsdokumente zu verwalten. Hierfür richten wir Organisationseinheiten, Instituten und Arbeitsgruppen, die Interesse haben, eine Bibliothek mit einer Größe von zweihundert Gigabyte ein. Jeder Mitarbeiter:in stehen zusätzlich noch zehn Gigabyte für den persönlichen Gebrauch zur Verfügung.

1. Erste Schritte

Wenn Sie sich unter https://docs.uibk.ac.at/digital-workspace/ mit Ihrer Benutzer:innen-Kennung und Passwort anmelden, kommen Sie auf die Startseite (siehe Abbildung 1). Diese kann in Kopfzeile, Navigationsmenü und Dateibrowser aufgeteilt werden.

adw_overview_ui — Abb.1 Die Startseite des Digital Workspace.

1.1 Kopfzeile

In der Kopfzeile kann das Navigationsmenü mit Klick auf die drei waagrechten Striche ein- und ausgeklappt werden. In der Mitte kann nach Dokumenten gesucht werden. Oben rechts ist es möglich die Sprache umzustellen und sich wieder auszuloggen. Die “Glocke” öffnet eine Übersicht über vorhandene Benachrichtigungen.

1.2 Navigationsmenü

Im Navigationsmenü links finden Sie folgende Bereiche:

Persönliche Dateien: Dies ist der Ort an dem Sie Ihre eigenen Dateien ablegen und verwalten. Jeder Mitarbeiter:in stehen 10 GB Speicher zur Verfügung.
Dateibibliotheken: Dies sind gemeinsam genutzte Bereiche. Für jede Organisationseinheit oder Arbeitsgruppe können Bibliotheken erstellt werden (auf Anfrage an docs@uibk.ac.at ).
- Als Favoriten markierte Bibliotheken: von Ihnen als besonders wichtig markierte Bereiche.
- Meine Bibliotheken: Alle Bereiche, in denen Sie Mitglied sind.
- Alle Bibliotheken: Alle für Sie sichtbaren Bereiche (solche in denen Sie bereits Mitglied sind oder eine Mitgliedschaft beantragen können).
Freigegeben: Liste der Dateien, die Sie für andere zur Leseansicht freigegeben haben.
Zuletzt verwendete Dateien: Liste der Dateien, die Sie kürzlich erstellt oder bearbeitet haben.
Favoriten: Liste der Dateien, die Sie als besonders Wichtig markiert haben.
Papierkorb: Von Ihnen gelöschte Dateien, die hier noch 30 Tage aufgehoben werden.

2. Mit Inhalten (Dateien und Ordner) arbeiten

2.1 Inhalte erstellen

Um neue Dateien oder Ordner zu erstellen können, wechseln Sie in die gewünschte Bibliothek oder Ihre persönlichen Dateien und dort ggf. den gewünschten Ordner. Sie haben zwei Optionen:

"Neu"-Button im Navigationsmenü: Wählen Sie zwischen den Optionen "Datei/Ordner hochladen" und wählen Sie den Speicherort des Inhalts auf Ihrem Arbeitsgerät, den Sie in den Digital Workspace kopieren möchten oder erstellen Sie mit "Ordner erstellen" ein neues leeres Verzeichnis.
Drag&Drop: Markieren sie eine oder mehrere Dateien oder auch ganze Ordner in Ihrem Dateiexplorer und ziehen Sie diese einfach in den Inhaltsbereich des Digital Workspace. Die gewünschten Verzeichnisse und Ordner werden dann nacheinander hochgeladen.

2.2 Inhalte bearbeiten

Neue Version hochladen: Wählen Sie diese Option, wenn Sie lokal auf ihrem Arbeitsgerät eine inhaltliche Überarbeitung vorgenommen haben und die Datei aktualisieren wollen. Die Datei wird durch die neue Version ersetzt, der Verlauf der Versionen ist nachvollziehbar und es kann jederzeit wieder zu einer vorigen Version gewechselt werden (Siehe Aktion "Versionen verwalten").
In Microsoft Office bearbeiten (nur Office-Dokumente): Editieren Sie Word- Excel- oder PowerPoint-Dateien mit Microsoft Office auf ihrem Arbeitsgerät. Wenn Sie diese Option wählen, wird das Dokument für andere Kolleg:innen gesperrt. MS Office fordert Sie auf Ihre Benutzer:innen-Kennung und Passwort einzugeben, im Anschluss können Sie das Dokument bearbeiten. Sobald Sie es lokal speichern und schließen, wird eine aktualisierte Version in den Digital Workspace hochgeladen und das Dokument wieder für Kolleg:innen freigegeben.
In OnlyOffice bearbeiten (nur Office-Dokumente): Anstelle Ihrer lokalen Office-Anwendung können Sie mit OnlyOffice das Dokument auch direkt mit dem Online-Editor bearbeiten (den Sie vermutlich bereits aus OLAT und Fileshare kennen). Während Ihrer Bearbeitung ist die Datei für andere gesperrt. Sobald Sie die Bearbeitung beenden, wird eine neue Version des Dokuments erzeugt und die Datei wieder freigegeben.
Offline bearbeiten: Mit dieser Option können Sie die Bearbeitung durch andere sperren und nach dem Download lokal auf Ihrem Arbeitsgerät bearbeiten. Wählen Sie nach der Offline-Bearbeitung die Option "Neue Version hochladen" um die Datei im Digital Workspace zu aktualisieren und wieder für andere freizugeben.
Verschieben, Kopieren und Löschen: Standardmöglichkeiten für die Dateibearbeitung.

2.3 Tags & Kommentare

Wird die Aktion „Details anzeigen“ angeklickt, öffnet sich rechts ein neues Menü. Hier können im oberen Teil sogenannte Tags verwaltet werden. Ein Tag ist ein Schlagwort, welcher einem Inhalt zugewiesen werden kann und nach dem dann entsprechend gesucht werden kann. Es ist möglich einem Inhalt mehr als einen Tag zuzuweisen. Ein Klick auf einen Tag führt zu einem Suchergebnis, wo alle Inhalte aufgelistet sind, die diesen Tag besitzen.

Unter den Tags gibt es noch neben den Dateieigenschaften die Kommentarfunktion. Hiermit können Kommentare zu einer Datei angezeigt und verfasst werden.

2.4 Inhalte teilen

Mit "Freigeben" kann ein Link angelegt werden, der dann mit anderen Benutzer:innen des Digital Workspace ausgetauscht werden kann. Der Link ist auch ohne Login sichtbar, wenn jemand den Link an eine externe Person weitergibt.

Es kann zudem eine Frist gesetzt werden, ab wann der Link nicht mehr funktioniert. Freigegebene Inhalte sind dann unter „Freigegeben“ (im Navigationsmenü) zu finden. Die Freigabe-Einstellungen können dann am jeweiligen Inhalt geändert werden.

2.5 Berechtigungen setzen

Mit der letzten Aktion „Berechtigungen“ lässt sich der Zugriff auf einen Inhalt verwalten. Standardmäßig erben alle Inhalte die Berechtigungen der Bibliothek. Diese Einstellung kann jedoch für jeden einzelnen Inhalt verändert werden. Hierzu klickt man auf „Benutzer oder Gruppe hinzufügen“ und sucht dann nach der entsprechenden Benutzer:innen-Kennung der Person oder nach dem Gruppennamen. Nun muss noch eine der fünf Rollen (siehe Abbildung 2) ausgewählt werden, welche die Lese- und Schreibrechte verwalten. Eine Übersicht über die Rollen ist hier zu finden.

adw_berechtigungen — Abb. 2 Auswahl der Rollen für die Berechtigungen

Wir empfehlen jedoch die Berechtigungseinstellung bei Einzeldateien möglichst zu vermeiden, weil hierdurch mit der Zeit die Übersicht verloren geht. Besser ist es, die Berechtigungen über einen übergeordneten Ordner zu steuern und diese Einstellung im Ordnernamen zu verdeutlichen.