Anleitung Projektmanagement-Werkzeug OpenProject
Unter https://projektmanagement.uibk.ac.at haben alle Mitarbeiter:innen und Studierenden der Universität mit ihren persönlichen Accounts Zugang zu OpenProject.
Der Hersteller von OpenProject hat ein sehr umfangreiches und mehrsprachiges Handbuch zur Nutzung auf seiner Website, auf das wir gerne verweisen möchten:
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https://www.openproject.org/de/docs/nutzungshandbuch/ (deutsch)
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https://www.openproject.org/docs/user-guide/ (englisch)
An dieser Stelle möchten wir daher auch nur auf Abläufe und Funktionen hinweisen, die speziell die Instanz der Universität Innsbruck betreffen.
Zugang
Sollten Sie bereits Mitglied in einem oder mehreren Projekten sein, können Sie nach dem Login direkt loslegen: Je nach Projektrolle können Sie sich einen Überblick über die Arbeitspakete in Ihren Projekten machen, Aufgaben bearbeiten oder das Projekt weiter planen.
Wenn Sie ein neues Projekt anlegen möchten, wenden Sie sich bitte an den ZID Service Desk (zid-service@uibk.ac.at) mit Bitte um Einrichtung eines Projekts in OpenProject. Folgende Informationen brauchen wir dazu von Ihnen
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Projekttitel – Bitte wählen sie einen sprechenden Namen. Allen Projekttiteln wird als Prefix der Kurzname der zugeordneten Organisationseinheit vorangestellt
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Name Mitarbeiter:in / Account, die/der das Projekt administriert (diese Person kann in Folge weitere Projektmitglieder einladen).
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Organisationseinheit, der das Projekt zugeordnet werden soll
Rollen und Berechtigungen
Pro Projekt gibt es 3 mögliche Rollen, die die einzelnen Projekt-Mitglieder erhalten können und damit unterschiedliche Levels an Berechtigungen erhalten:
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Projekt-Admin: Konfiguriert das Projekt (z.B. Beschreibung, Aktivierung von Modulen) plant die Arbeitspakete. Die Rolle nimmt in der Regel die/der Projekt-Leiter:in ein.
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Member: Erstellt und bearbeitet in erster Linie Arbeitspakete. Diese Rolle ist passend für die meisten Mitarbeiter:innen in einem Projekt.
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Reader: Kann Basis-Informationen, Arbeitpakete sowie den Projekt-Fortschritt einsehen, selbst aber keine Änderungen an Projekt oder Arbeitspaketen vornehmen. Die Rolle eignet sich für passive Projekt-Mitglieder wie z.B. Stakeholder oder Personen aus dem Projekt-Controlling.
Ausführliche Informationen über die Berechtigungen der einzelnen Rollen finden Sie hier: https://fileshare.uibk.ac.at/f/b2c51f27e0a24b718b3d/
Die Verwaltung der Mitglieder und Rollen können Sie als Projekt-Admin selbst im Menü-Punkt "Mitglieder" eines Projekts vornehmen.
Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen nur Personen, jedoch keine Projekt-/Funktions-Accounts als Mitglieder hinzugefügt werden können bzw. Zugang zu https://projektmanagement.uibk.ac.at haben.
Module
Um die Arbeit mit OpenProject für sie übersichtlicher zu gestalten, haben wir einige Module in der Instanz der Universität deaktiviert.
- News
- Forum
- Wiki
- Documents
- Repository
- Gitlab, Github
Arbeitspaket-Typen und Status-Optionen
Bei einem neuen Projekt sind standardmäßig die Arbeitspaket-Typen
- Task
- Milestone
- Phase
aktiviert.
Die folgenden weiteren Typen stehen zu Verfügung und können in der Projektkonfiguration aktiviert werden
- Feature
- Epic
- User Story
- Bug
Je nach Arbeitspaket-Typ stehen verschieden Status-Optionen zur Verfügung. Die folgende Tabelle gibt Aufschluss, welcher Status für welchen Arbeitspaket-Typ verwendet werden kann
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Status |
Typ |
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New |
In Specification |
Specified |
Confirmend |
To be scheduled |
Scheduled |
In progress |
Developed |
In testing |
Tested |
Test failed |
Closed |
On hold |
Rejected |
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Task |
x |
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x |
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x |
x |
x |
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Milestone |
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x |
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Phase |
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x |
x |
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Feature |
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x |
x |
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Epic |
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x |
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x |
x |
x |
x |
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User story |
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Bug |
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x |
Lebenszyklus und Datenschutz
Ein Projekt zeichnet sich per Definition durch seine Einmaligkeit sowie einen festgelegten Beginn und Abschluss aus. Ein Werkzeug wie OpenProject soll daher dazu dienen Abläufe und Organisation im Projekt während seiner Lebensdauer zu unterstützen, ist aber keinesfalls für eine langfristige Dokumentation und Ablage geeignet. Auch aus Gründen des Schutzes von personenbezogenen Daten (von Projektmitarbeiter:innen), wurde ein Lebenszyklus für alle im Projektmanagementwerkzeug gespeicherten Daten definiert.
Ist ein Projekt 6 Monate lang inaktiv (es findet keine Bearbeitung von Arbeitspaketen statt), wird es automatische archiviert. Als Projektleiter:in/ Projektadministrator:in haben Sie dann weitere 6 Monate Zeit, um das Projekt bei Bedarf zu reaktivieren. Andernfalls wird das Projekt inklusive aller Daten endgültig gelöscht.
Projektleiter:innen/ Projektadministrator:innen können auch unabhängig von den offiziellen Fristen jederzeit ein Projekt archivieren, wenn es beendet oder abgebrochen wurde um die Zeit bis zur Löschung der Daten zu verkürzen. Ebenso kann eine endgültige Löschung aller Daten jederzeit beantragt werden.
Nutzungsbedingungen
OpenProject stellt Funktionen zur Dokumentation von Tätigkeiten zu zugewiesenen Aufgaben zur Verfügung. Diese Funktionen sind ein nützliches Werkzeug um Ressourcen zu planen und zu Aufwände realistisch abzuschätzen. Es ist jedoch untersagt, diese Funktionen als lückenlose Aufzeichnung von Tätigkeiten oder gar zur Leistungsbeurteilung einzelner Mitarbeiter:innen zu verwenden.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass OpenProject nicht zur Speicherung von sensiblen personenbezogenen Daten (insbes. in Dokumenten) genutzt werden darf.