Empfehlungen für Dokumententypen
Word
Um Word-Dokumente barrierefrei aufzubereiten sind Einstellungen und Einschränkungen in Word zu berücksichtigen, wie sie nachstehend angeführt werden.
Word ist das meist verbreitetste und häufigst verwendete Tool zur Aufbereitung von textbasierten Inhalten. Weiters kann Word Interaktivitäten ermöglichen, indem multimediale Ressourcen hinzufügt oder Möglichkeiten angeboten werden, Formulare auszufüllen, zB durch Drop-Down-Menüs für Multiple-Choice-Auswahl usw. Zusätzliche Funktionalitäten werden mittels Makros programmiert.
Word-Dokumente können mit Hilfe von „freien“ (kostenlosen) Word-Viewern betrachtet werden. Microsoft Word ist für Windows- und Mac-Betriebssysteme erhältlich; für UNIX/Linux gibt es eine andere Software, die Word-Dateien öffnen kann.
Sind bei Grafiken oder hinzugefügten multimedialen Inhalten keine Alternativdarstellungen geboten, so kann dies für Menschen mit Sehbehinderungen und ScreenReader-Anwender problematisch sein.
Alternativtexte in Word
In Word gibt es die Möglichkeit, Alternativtexte anzubieten:
- Grafik einfügen
- rechte Maustaste (künftig als RMT bezeichnet) das Dialogfeld „Grafik formatieren“ aufrufen
- im Reiter (Tab-Sheet) „WEB“ den Alternativtext eingeben.
Strukturhinweise
Häufig verwenden AutorInnen von Word-Dokumenten keine passenden Strukturinformationen von Word-Dokumenten. Sie verwenden oft keine Formatvorlagen, durch die erst ein einheitliches Design in einem Dokument möglich ist.
Meist wird vergessen, vorgegebene Überschriftenformate zu verwenden, die ein Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses und somit eine einfache Navigation innerhalb eines Dokumentes ermöglichen.
Formatvorlagen ermöglichen es Absatzkontrollen zu definieren. Zu viele Zeilenschaltungen können ScreenReader-Anwender verwirren und die Orientierung in einem Dokument erschweren. Einheitlich angewandte Absatzabstände durch Größenangaben anstatt durch eine Vielzahl von Zeilenschaltungen erleichtern ScreenReader-Anwendern die Orientierung in einem Dokument wesentlich.
Tabellen und Spalten müssen gekennzeichnet werden.
HTML-Konvertierung von Word-Dokumenten ist zu vermeiden, da dabei unnötiger Code erstellt wird, der für ScreenReader-Anwender und Anwender mit Textbrowsern unzumutbar ist. Dies würde eine unrentable komplexe Code-Reparatur erfordern. Die Problematik wird noch gesteigert, wenn die Texte nicht mit Alternativtexten versehen werden und keine Strukturbeschreibungen beinhalten.
Es existieren bereits Programme, die Word-generierten HTML-Code „filtern“ und in einen standardkonformen optimierten Code umwandeln.
Erforderliche Angaben in Word
Erstellen Sie Word-Dokumente, so vergessen Sie nicht:
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Grafiken mit Alternativtexten zu versehen
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Formatvorlagen zu verwenden (Überschriften, Absätze)
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Tabellen und Spalten beschriften
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ev. Grafiken beschriften (Abbildungsverzeichnis)
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Erstellen eines Inhalts-, Abbildungs- und Quellenverzeichnisses