Qualitätssicherung in der Verwaltung

Ziele der Evaluierung der Dienstleistungseinheiten

Gemäß  Satzungsteil Evaluierung dient die Evaluierung der Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung der an der Universität Innsbruck verfolgten Ziele und Kernaufgaben.  Sie soll die Planungs- und Entscheidungsprozesse
der Universität wirksam unterstützen. Sie erfolgt objektiv, transparent, sachgerecht, nicht-diskriminierend und unter Beachtung
der Rahmenbedingungen der Leistungserbringung.

Rechtliche Grundlagen

Grundlagen für die Evaluierung der Dienstleistungseinheiten (DLE) sind zunächst § 14 des Universitätsgesetzes (UG) 2002 ("Evaluierung und Qualitätssicherung") sowie § 22 des Hochschul-Qualitätssicherungsgesetzes (HS-QSG). Vor diesem Hintergrund sind gemäß Satzungsteil Evaluierung alle Organisationseinheiten zu evaluieren. Die Evaluierung der Dienstleistungseinheiten erfolgt seit 2019, beginnend mit drei Organisationseinheiten, die im Rahmen eines Pilotprojektes evaluiert wurden (projekt.service.buero, Büro für Gleichstellung und Gender Studies, Finanzabteilung). Die Erkenntnisse daraus wurden für die weiteren Evaluierungen der Dienstleistungseinheiten herangezogen. An der Universität Innsbruck gibt es 21 Dienstleistungseinheiten (DLE), die jeweils in einem Zeitraum von sieben Jahren evaluiert werden sollen. 

Methode: Das Peer-Review-Verfahren

Die Evaluierung wird in Form eines Peer-Review-Verfahrens durchgeführt. Dieses ursprünglich der Forschung entliehene Verfahren beruht auf der Evaluierung durch einschlägig fachlich qualifizierte "Peers" (Kolleg:innen). Diese erfolgt auf Basis eines Selbstbeurteilungsberichtes der Dienstleistungseinheit und eines Vor-Ort-Besuchs der Gutachter:innen. Die daraus gewonnen Erkenntnisse und Empfehlungen werden in einem Gutachten festgehalten. Das Verfahren durchläuft mehreren Phasen:

  • Vorbereitungsphase (Vorgespräche, Kernthemen, Zeitplan)
  • Durchführung ("kick-off", Vor-Ort-Besuch, Gutachten, Stellungnahmen)
  • Abschlussgespräch mit dem Rektorat und Erstellen einer Umsetzungsvereinbarung
  • Follow-up Gespräch nach einem Jahr 

Vorbereitungsphase

In dieser Phase werden gemeinsam mit der DLE-Leitung und dem zuständigen Rektoratsmitglied die sog. "Kernthemen" formuliert, die Gutachter:innenliste zusammengestellt und ein Zeitplan für das Verfahren entworfen. Kernthemen sind Begleitfragen, die den Gutachter:innen als Handreichung für das Verfahren mitgegeben werden und die sie als Ausgangspunkt für die Durchführung des Verfahrens verwenden können. 

Einleitung des Evaluierungsverfahrens

In einem gemeinsamen Termin mit dem zuständigen Rektoratsmitglied und der Abteilungsleitung werden die Kernthemen, die zu kontaktierenden Gutachter*innen und der Zeitplan festgelegt. Dieser Termin stellt den offiziellen Start ("kick-off") des Verfahrens dar. Im Anschluss daran werden der Senat, die beiden Betriebsräte und der Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (AKG) über den Start des Verfahrens informiert.

Verfassen des Selbstbeurteilungsberichtes (SBB)

Der Selbstbeurteilungsbericht wird von der Abteilung innerhalb von drei Monaten erstellt und im Anschluss daran (spätestens einen Monat vor dem Vor-Ort-Besuch) den Gutachter:innen zur Verfügung gestellt. Beim Erstellen des Berichtes werden die Kernthemen entsprechend berücksichtigt. Für die Struktur des Selbstbeurteilungsberichtes gibt es auch eine entsprechende Vorlage. Der Bericht umfasst durchschnittlich etwa 20-30 Seiten, abhängig von der Größe der zu evaluierenden Einheiten.

Vor-Ort-Besuch

Der Vor-Ort-Besuch der Gutachter*innen dauert 1,5 Tage. In diesem Zeitraum werden auf Basis des Selbstbeurteilungsberichtes und eines Fragenkatalogs, den die Gutachter:innen selbständig entwickeln, Gespräche mit den "Stakeholder:innen" der Dienstleistungseinheit geführt. Die "Stakeholder:innen" sind jedenfalls das zuständige Rektoratsmitglied, die Leitung der DLE, Mitarbeiter:innen und Angehörige jener Organisationseinheiten, die die Leistungen der jeweiligen DLE in Anspruch nehmen und/oder mit ihr zusammenarbeiten (z.B. andere DLE, Fakultäten/Institute, ggf. Externe, etc.). Auf diese Weise verschaffen sich die Gutachter:innen einen Gesamtüberblick, auf dessen Basis sie ein gemeinsames Gutachten verfassen.

Verfassen eines Gutachtens

Dieses wird innerhalb eines Monats von den Gutachter:innen übermittelt und der Leitung der DLE, dem Betriebsrat für das allg. Personal und dem AKG zur Stellungnahme innerhalb eines Monats übermittelt.

Abschlussgespräch mit dem Rektorat und Erstellen einer Umsetzungsvereinbarung

Auf Basis der übermittelten Unterlagen erfolgt ein Gespräch der Leitung der DLE mit dem Rektorat, auf dessen Basis Maßnahmen vereinbart werden, die in Folge der Evaluierung umgesetzt werden sollen. Diese Maßnahmen werden in einem Protokoll ("Umsetzungsvereinbarung") festgehalten.

Follow-up Gespräch nach einem Jahr

Nach einem Jahr wird die Umsetzung der Maßnahmen in einem gemeinsamen Termin mit dem Rektorat auf ihre Umsetzung hin geprüft. 

 

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