Hinweise
- Wenn Sie über das Original-Dokument (z. B. Word) verfügen, arbeiten Sie mit diesem, Sie machen sich das Leben leichter.
- Voraussetzung für die Umwandlung eines PDFs in eine Webseite ist, dass es sich um ein PDF mit „echtem“ Text handelt. Bei z. B. einem eingescannten Buch können Sie den Text nicht ohne weitere Hilfsmittel extrahieren.
- Diese Anleitung konzentriert sich auf die Umwandlung von Word-Dokumenten und PDFs in eine Webseite, die Schritte können aber auch auf andere Dokumentarten angewandt werden.
Vorgangsweise
Für PDFs: Konvertieren Sie Ihr PDF in ein Word-Dokument
Sie können den Inhalt auch direkt aus dem PDF in eine Webseite übernehmen. Aber wenn Sie Ihr PDF in ein bearbeitbares Dokument umwandeln, werden auch z. B. Zeilenumbrüche wiederhergestellt. Anderenfalls kann es passieren, dass auf der Webseite am Ende jeder Zeile ein Zeilenumbruch steht. Abgesehen davon können Sie das PDF dann überhaupt wieder bearbeiten und auch für andere Zwecke nutzen.
Word kann mit dem PDF-Format sehr gut umgehen. Somit ist es ein Leichtes ein PDF in ein bearbeitbares Word-Dokument umzuwandeln bzw. – falls gewünscht – aus diesem Word-Dokument wieder ein PDF zu erstellen.
Öffnen Sie Word und wählen Sie Datei > Öffnen. Anstatt eines Word-Dokuments wählen Sie jedoch das PDF, das Sie umwandeln möchten. Bestätigen Sie das Dialogfenster und Word wandelt das PDF um. Das Layout des Word-Dokuments wird sich aus technischen Gründen vom ursprünglichen PDF unterscheiden; auch kann es in seltenen Fällen sein, dass bestimmte Bestandteile nicht in Text umgewandelt werden können.
Nun können Sie mit dem Dokument arbeiten, wie Sie es in Word gewohnt sind.
Sollten Sie aus dem Dokument wieder ein PDF erstellen wollen, wählen Sie einfach Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen bzw. Datei > Speichern unter und legen .pdf als Dateityp fest. Das aber nur am Rande, diese Anleitung beschreibt schließlich, wie man eine Webseite erstellt.
Übernehmen Sie den Inhalt in eine neue Webseite
Erstellen Sie in XIMS eine neue Webseite.
Übernehmen Sie nun den Inhalt von Word ins XIMS: Markieren Sie dazu den gesamten Inhalt Ihres Dokuments (z. B. mit der Tastenkombination STRG/cmd + A), kopieren und fügen Sie alles auf Ihrer XIMS-Webseite in den „Body“ ein. Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung, wie Sie in XIMS Inhalte einfügen, und welche weiteren Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.
Tipp: entfernen Sie in Word mit Layout > Silbentrennung > Keine die Silbentrennung, bevor Sie den Text kopieren.
XIMS wandelt den Inhalt in HTML um und versucht dabei, so viel wie möglich von der Struktur zu erhalten. So werden z. B. Überschriften, Listen, Tabellen und Links übernommen. Aus technischen Gründen können jedoch keine Bilder übernommen werden – wie Sie am besten Bilder aus Ihrem Dokument übernehmen, beschreiben wir weiter unten.
Korrigieren Sie Inhalt und Struktur
Text bereinigen
Wie bereits beschrieben, versucht XIMS beim Einfügen möglichst viel der Originalformatierung beizubehalten. Unter Umständen werden dabei jedoch auch unerwünschte Formatierungen (wie z. B. Schriftarten) übernommen. Wenn Ihr Text also nicht wie andere Uni-Webseiten aussieht, sollten Sie nach dem Einfügen den Text bereinigen.
Dokumentstruktur prüfen bzw. zuweisen
Wurden im ursprünglichen Word-Dokument bereits Überschriftenformatvorlagen eingesetzt, wurden diese beim Einfügen übernommen. Anderenfalls müssen Sie nun Ihr Dokument mit Überschriften strukturieren – dies ist eine wesentliche Voraussetzung für eine zugängliche Webseite.
Wie Sie in XIMS mit Überschriften und anderen Strukturelementen arbeiten, können Sie in der XIMS-Benutzeranleitung nachlesen.
Ergänzen Sie die Bilder
Egal, welche der beiden folgenden Methoden Sie verwenden, müssen Sie jedes Bild, das Sie auf Ihrer Webseite verwenden mit XIMS auf den Webserver hochladen und einzeln an der gewünschten Stelle auf der Webseite einfügen.
Vergessen Sie nicht, einen Alternativtext (Bildbeschreibung) anzugeben.
Ein Alternativtext ist der Text, der erscheint (vorgelesen wird), wenn das Bild nicht angezeigt bzw. BenutzerInnen es (aufgrund der Browsereinstellungen oder einer Sehbehinderung) nicht sehen können. Damit Ihre Seite barrierefrei ist, geben Sie bitte immer eine Bildbeschreibung an: der Text sollte das Bild gleichwertig ersetzen, d. h. den gleichen Zweck erfüllen bzw. die gleiche Information vermitteln. Bei komplexeren Informationen wie z. B. einem Diagramm, das die Bevölkerungsentwicklung Österreichs in den letzten 50 Jahren darstellt, ist es empfehlenswert neben einem kurzen Beschreibungstext eine ausführliche Erläuterung auf einer gesonderten Seite oder direkt unter dem Bild hinzuzufügen.
Bilder einzeln übernehmen
Speichern Sie das Bild als separate Grafikdatei, indem Sie im ursprünglichen Word-Dokument mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und den Befehl Als Grafik speichern… wählen. Legen Sie das Bild in einem geeigneten Dateiformat auf Ihrem Rechner ab.
Viele Bilder importieren
Wenn Ihr Dokument sehr viele Bilder enthält, lohnt es sich, folgenden Trick anzuwenden.
Hinweis: diese Methode funktioniert nur mit Word-Dokumenten im Format .docx, nicht im Format .doc. Das .doc-Format ist hoffnungslos veraltet und sollte aus vielen Gründen (Geschwindigkeit, Wiederherstellbarkeit, Sicherheit) nicht mehr verwendet werden; Sie können Ihre alten Dokumente einfach per „Speichern unter“ in .docx konvertieren.
Schließen Sie Word und ändern Sie die Dateiendung Ihres Word-Dokuments von .docx auf .zip (bestätigen Sie die Warnmeldung von Windows).
Öffnen Sie den gezippten Ordner per Doppelklick: im Ordner „word“ finden Sie einen Unterordner „media“, der alle Bilder des Dokuments enthält.
Kopieren Sie alle Bilder in einen anderen Ordner außerhalb des gezippten Word-Ordners, am einfachsten per Drag-and-drop.
Nun können Sie alle Bilder gemeinsam auf den Webserver hochladen.
Vergessen Sie nicht, anschließend das Word-Dokument wieder von .zip in .docx umzubenennen, damit Sie es wie gewohnt mit Word bearbeiten können.
Überarbeiten Sie Tabellen
Tabellen bleiben beim Einfügen ins XIMS erhalten, allerdings werden Sie in der Regel bei der Struktur nachbessern müssen, um die Tabelle barrierefrei zu gestalten.
Eine ausführliche Beschreibung, wie Sie mit XIMS Tabellen erstellen und bearbeiten, finden Sie in unserer Benutzeranleitung. Im Folgenden werden nur die für die Barrierefreiheit notwendigen Schritte beschrieben.
Setzen Sie Tabellen ausschließlich zur Darstellung von Daten ein, niemals um damit gestalterische Effekte zu erzielen (wie z. B. mehrspaltige Layouts; Tipps zur Gestaltung von Webseiten ohne Tabellen finden Sie unter Flexible Layouts).
Tabellen stellen für BenutzerInnen mit Sehbehinderungen oder mit mobilen Geräten ein Hindernis dar; für Erstere ist (insbesondere bei verschachtelten oder komplexen Tabellen) schwer nachvollziehbar, welcher Wert welcher Spalte bzw. Zeile zugeordnet ist, Letztere müssen unter Umständen hin- und herscrollen, weil die Tabelle auf kleineren Bildschirmen nicht vollständig dargestellt werden kann, was die Lesbarkeit stark einschränkt.
Fügen Sie eine Beschriftung hinzu (optional)
Klicken Sie auf das Symbol „Tabelleneigenschaften“ in der Tabellen-Symbolleiste oder auf den gleichnamigen Befehl im Drop-down, um folgendes Dialogfenster aufzurufen:
Aktivieren Sie das Häkchen bei „Beschriftung der Tabelle“, um oberhalb der Tabelle ein mit der Tabelle verknüpftes, zentriertes Beschriftungsfeld hinzuzufügen. Geben Sie einen kurzen, aussagekräftigen Text ein, der Inhalt und Zweck der Tabelle beschreibt.
Weisen Sie Überschriften zu
Klicken Sie in die Zeile, die die Überschriften enthält, und anschließend auf das Symbol
Wählen Sie bei „Zeilentyp“ Tabellenüberschrift. Wiederholen Sie diese Schritte für die letzte Zeile und wählen Sie Tabellenfuß, wenn Ihre Tabelle eine Ergebniszeile aufweist. Der Browser kann diese Angaben nutzen, um die Tabelle Sehbehinderten leichter zugänglich zu machen, oder beim Drucken langer Tabellen die Überschriften auf jeder Seite zu wiederholen.
Markieren Sie nun alle Zellen, die Überschriften enthalten (das gilt für Spalten- und Zeilenüberschriften; wenn Ihre Tabelle beide Arten enthält, müssen Sie die folgende Schritte für jede Art wiederholen, da Sie nicht alle Überschriftenzellen gleichzeitig markieren können).
Klicken Sie auf das Symbol
Kennzeichnen Sie unter „Zellentyp“ die markierten Zellenüberschriften als Überschrift. Dies erleichtert Sehbehinderten BenutzerInnen das Lesen der Tabelle, weil Sie leichter Beziehungen zwischen Überschriften (Spalten wie Zeilen) und Werten der Tabelle herstellen können.
Veröffentlichen Sie die Seite
Bitte prüfen Sie noch einmal, ob Sie Ihre Seite barrierefrei gestaltet haben.
Veröffentlichen Sie anschließend die Seite wie gewohnt mit XIMS.